طبق معمول اول هر آموزش (مفاهیم و تعاریف اولیه)
مقدمه
مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین كاربردی بوده است كه همواره از كامپیوترهای تجاری خواسته شده است. به همین دلیل در چند سال گذشته قبل از ظهور محیطهای مبتنی بر رابط گرافیكی شاهد حكومت زبان cobol بر امپراطوری كامپیوتر بودیم.
بعد از این امر ظهور برنامه dBase و فروش حیرت آور آن خبر از همین احتیاج مبرم به پایگاه داده ها می داد. باز در این عرصه نیز شركت مایكروسافت بیكار ننشست و Access كه كاستیها و اشكالات برنامه های قبلی را برطرف نموده و كار با داده ها را به صورت فوق العاده ای راحت تر میکند عرضه کرد. این برنامه كه همراه با كار در محیط كاملا گرافیكی ویندوز حتی قابلیت نصب در شبكه و internet را نیز دارد بدون شك یك نیاز شركتهای تجاری, برنامه نویسان, طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معمولی برای كنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است. ما در این دوره آموزشی شما را با قابلیت access آشنا كرده و شاید اگر اغراق نكرده باشم شما را استاد این برنامه بی نظیر خواهیم كرد شما نیز لحظه به لحظه به آشنایی با قابلیتهای این برنامه مطمئنا مشتاق یاگیری هرچه سریع آن خواهید شد. قابل ذكر است كه ما در این دوره برنامه اكسس 2003 را برای آموزش انتخاب كرده ایم كه البته نسخه های دیگر این برنامه فرق چندانی با نسخه 2003 آن ندارد و شما می توانید با یادگیری این نسخه با ان نیز به راحتی كار كنید. (البته توصیه خود من به استفاده از نسخه 2003 است)
آشنایی با اكسس
اكسس كه یكی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و كنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.
این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شكل دلخواه.
به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یك چك را در كامپیوتر خود ذخیره كنید شما با استفاده از برنامه اكسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چك ایجاد كنید و اطلاعات را به صورت كاملا گرافیكی در آن وارد كنید.
شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو كرده البته تمامی این امكانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدكرد.
از موارد استفاده برنامه اكسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یك شركت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات كارمندان (حتی عكس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.
شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبكه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن كلید رمز گذاشته یا حتی در سطح كاربران مختلف مقدار دسترسی هر كاربر را تعیین كنید.
روش ادامه درس ما در جلسات بعدی به صورت زیر خواهد بود:
ابتدا آشنایی با محیط اكسس و تسلط كامل بر آن
كار با help برنامه(به صورت مختصر)
آشنایی با پایگاه داده های نمونه
بررسی و كار با اجزای اصلی
طراحی یك پایگاه داده جدید
كار با جدولها
كار با داده ها
كار با بازجست ها ( Query )
كار با فرمهای ورود اطلاعات
كار با گزارشها
خودكارسازی با ماكروها
برنامه نویسی با مدولها
كاربرد پیشرفته اجزای اكسس
حفظ امنیت در پایگاه داده
كار با برنامه های كمكی اكسس
سوالات خود را به طور كامل بیان كنید تا امكان پاسخگویی به آنها باشد.
برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .
جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که اکسس نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233
- 16 مگابایت Ram
- حدود 600 مگا بایت فضای آزاد
آشنایی با روند تکاملی نگا رشهای ACCESS
برنامه های office ابتداعا روی win3.11 که تحت سیستم عامل Dos اجرا میشد به وجود امد با ورزن 1 و 2و .....و سپس با ظهور نرم افزار windows9x ،نرم افزارها ی office تحت ورزن های 97،2000،2002،2003،و بالاتر بوجود امده است.
اکسز چیست؟
برنامه اکسس برنامه ای است برای ایجاد بانک های اطلاعاتی که می توانند برای استفاده در برنامه های مختلف یا سایت ها مورد استفاده قرار بگیرند. پسوند فایل های اکسس mdb است که مخفف Microsoft DataBase می باشد. برنامه اکسس برنامه ای است از مجموعه فوق العاده قدرتمند Office . من قصد آموزش Access 2003 را در این سایت دارم ، البته وقتی کار با یک اکسس را یاد بگیرید می توانید خیلی راحت با دیگر ورژن های اکسس مثل اکسز ۲۰۰۷ نیز به راحتی کار کنید.
شروع کار با اکسس
با قابلیتها و كاربردهای اكسس آشنا شدید و ضرورت استفاده از این برنامه در جهات مختلف زندگی آشنا شدید و با توجه به كاركرد راحت اكسس و شی گرا بودن آن اكسس نسبت به برنامه های دیگر مدیریت پایگاه داده ها امتیازات بیشتری دارد.
مفهوم شی گرائی:
وقتی كه در مورد یك برنامه از مفهوم شی گرایی صحبت می كنیم یعنی در هنگام كار با آن همواره با شی های مختلف سروكار دارید و حتما لازم نیست كه زبان برنامه نویسی خاصی بلد باشید یعنی در واقع شی گرایی كنترل و مدیریت اشیا و نحوه قرارگیری آنها به جای استفاده از دستورات است. به عنوان مثال وقتی ما می خواهیم در محیطی مانند faxpro یك دكمه ایجاد كنیم كه هنگام فشاردادن آن اطلاعات كاربری مشتری در جدول ثبت شود باید دستورات بسیار پیچیده و ویژه ای بنویسیم ولی در محیط اكسس كافی است از قسمت ابزار با استفاده از شی دكمه (وسیله ای جهت ساخت دكمه های مختلف) این دكمه را به راحتی ایجاد می كنیم .
برنامه اکسس را اجرا کنید. ( از منو Start,All Programs,Microsoft office )
یک فایل جدید ایجاد کنید ( از منو فایل گزینه New یا کلید های ترکیبی Ctrl+N)
در صورت استفاده از منو فایل برای ایجاد یک فایل جدید بعد از آن باید بر روی گزینه Blank Database در سمت راست کلیک کنید.
اولین تفاوت اکسز با دیگر برنامه ها در این قسمت دیده می شود: در برنامه های دیگر مثل ورد یا اکسل می توانید اول متن را بنویسید و بعد آن را ذخیره کنید ولی در برنامه اکسس شما مجبور هستید که اول آن را ذخیره کنید و بعد کار خود را با برنامه اکسس شروع کنید.
در پنجره موجود نامی برای بانک اطلاعاتی خود بنویسید و آن را ذخیره کنید.
هم اکنون پنجره دیگری برای شما باز می شود که کلا ۹۰% کار ها را شما در این قسمت انجام می دهید.
در سمت چپ این پنجره چند گزینه وجود دارد :
Tables : جداول شما در بانک اطلاعاتی - مهمترین قسمت برنامه اکسس . ایجاد بانک اطلاعاتی بدون ایجاد حداقل یک جدول غیر ممکن است. جداول داده های شما را در قسمت های از پیش تعیین شده ای برای شما نگه داری می کنند.
Queries : پرس و جو ها در بانک اطلاعاتی - این قسمت حدودا هم شکل جداول می باشد ولی با این تفاوت که انعطاف خاصی دارند و می توانید جستجو های مختلف و فیلترهای مختلفی را در آن ها ایجاد کنید.
Forms : فرم ها در بانک اطلاعاتی - مثل انواع فرم هایی که در دنیای حقیقی خودمان و یا در دنیای مجازی (دنیای کامپیوتری) داریم می باشد . توسط این فرم های زیبا می توانید داده های مورد نیاز خود را وارد جداول نمایید. در واقع فرم ها راهی آسان برای ورود داده ها به جداول می باشند.
Reports : گزارشات در بانک اطلاعاتی - توسط این قسمت و به کمک دیگر قسمت ها (مثلا توسط پرس و جو) می توانید گزارش هایی را از جداول خود ایجاد کنید و آنها را به چاپ برسانید.
مهمترین قسمت جداول اکسس هستند در این قسمت می توانید یک یا چند جدول را برای استفاده در بانک اطلاعاتی خود بسازید و از آن استفاده کنید. همانطور که قبلا گفتم ساخت بانک اطلاعاتی بدون جدول غیر ممکن می باشد. پس اصلی ترین قسمت همین جداول هستند. به همین علت در این جلسه قصد آشنایی با یک جدول را داریم .
ایجاد جدول
خوب برای ایجاد یک جدول در قسمت اصلی برنامه اکسس بر روی Tables(شماره ۱ در عکس بالا) کلیک می کنیم تا گزینه های موجود در آن در سمت راست برای ما نشان داده شود. در سمت راست بر روی گزینه Create table in design view(شماره ۲ در عکس بالا) دو بار کلیک می کنیم تا بتوانیم یک جدول را در حالت طراحی ایجاد کنیم(حالت های دیگری هم برای ایجاد یک جدول وجود دارند ولی پیچیده ترین آنها همین روش می باشد).
بعد از دوبار کلیک صفحه ای با نام Table1:Table برای ما باز می شود در این قسمت باید تنظیمات مربوط به این جدول را انجام دهیم.
این قسمت (همانند عکس) ۳ قسمت خیلی مهم وجود دارد که این قسمت ها را با شماره ای که در عکس این قسمت وجود دارد توضیح می دهم.
۱. نام فیلد مورد نظر ما.
فیلد چیست: فیلد همانند یک ظرف می باشد که چیزی را برای ما نگه می دارد. مثل ظرفی که آب ، میوه یا چیزه های دیگری را برای ما نگه می دارد. در اکسس هم ما باید ظرف های مختلفی داشته باشیم که چیزها ( همان داده ها) را برای ما در خود نگه داری کنند. مثلا ظرف (در واقع فیلد) نام که نام یک شخص را در خود نگه داری می کنند. یا فیلد سن که سن یک شخص را در خود نگه داری می کند.
نکته بسیار مهم : کلمات و حروفی که در فیلد ها نوشته می شوند حتما باید انگلیسی باشند به این معنی که نمی توانید از حروف فارسی در آنها استفاده کنید زیرا در بسیاری از مواقع باعث به هم ریختگی بانک اطلاعاتی شما می شود. پس تمام نام فیلد ها را انگلیسی(یا همان فینگلیش) می نویسیم.
۲. نوع داده ای فیلد ما.
نوع داده ای چیست؟
در برنامه اکسس باید مشخص کنید که ظرف (فیلد) مورد نظر شما قابلیت دریافت چه نوع داده ایی را داشته باشد؟ یعنی فیلد را محدود می کنید به یک داده خاص.
فرض کنید فیلدی به نام Age یعنی سن ایجاد کرده ایم. مطمئنا نمی خواهیم کسی در این فیلد نام خود را بنویسد پس نوع این فیلد را از نوع Number قرار می دهیم تا فقط اعداد اجازه ورود به این فیلد را داشته باشند نه چیز دیگری.
انواع داده ای به ترتیب در اکسس عبارتند از :
Text: متن. برای فیلد هایی استفاده می شود که حروف مختلف را در خود جای می دهند البته این نوع داده ای دارای محدودیت ۲۵۵ کاراکتری می باشد یعنی نهایتا ۲۵۵ کاراکتر را می توان در فیلدی که با این نوع داده ای ایجاد شده است نوشت. این نوع داده ای برای فیلد هایی مثل: نام،نام خانوادگی،نام پدر،نام مدرسه و کلا آن فیلد هایی که داده هایشان بیش از ۲۵۵ کاراکتر نخواهند داشت مناسب هستند.
Memo: این نوع داده ای هم مثل نوع داده ای Text می باشد با این تفاوت که محدودیت آن کمتر است در این نوع داده ای ما محدودیت ۶۵۵۳۵ کاراکتری را داریم. این نوع داده ای برای فیلدی مثل فیلد آدرس پستی یک نفر بسیار مناسب می باشد .
نکته: هیچ وقت نوع داده ای فیلد آدرس را برابر با Text تنظیم نکنید چون ممکن است آدرس یک نفر بیشتر از ۲۵۵ کاراکتر داشته باشد و فرد مورد نظر ما با خطا روبرو شود ولی یقینا مقدار ۶۵۵۳۵ کاراکتر برای هر آدرسی کافی خواهد بود.
Number: شماره. این نوع داده ای برای ارقام می باشد. مثلا این نوع داده ای برای فیلدهایی مثل: سن،شماره پلاک،کدپستی و هر فیلدی که فقط دارای عدد باشد مناسب می باشد. محدودیت این فیلد را می توانیم خودمان به گونه ای که در آینده خواهم گفت تعیین کنیم.
Date/Time: تاریخ و زمان. برای نگه داری تاریخ و زمان های مختلف به کار می رود. مثل: تاریخ تولد،تاریخ ازدواج،تاریخ شروع یا پایان پروژه و از این قبیل. یا ساعت های مختلف: ساعت شروع یا پایان کلاس،ساعت ملاقات و غیره.
Currency: واحد پول. برای نشان دادن مقداری به صورت واحد پول یک کشور. مثلا اگر بخواهید این مقدار: ۱۰۰۰۰۰ ریال را نشان دهید از این نوع داده ای استفاده می کنید . خوبی این نوع داده ای این است که به راحتی از واحد پول کشور عزیزمان ایران نیز که ریال می باشد پشتیبانی می کند.
AutoNumber: شماره خودکار. این نوع داده ای یک وظیفه دارد و آن هم نوشتن عدد های پی در پی و بدون تکرار در خانه ای که با این نوع داده ای ساخته شده اند. مثل خانه : ردیف،شماره دانش آموزی،شماره کتاب و غیره.
Yes/No: بلی یا خیر. برای حالاتی استفاده می شود که جواب فیلد بلی یا خیر،درست یا صحیح،روشن یا خاموش باشد. مثل: فیلدی که تایید می کند که آیا فرد جواب دهنده مذکر است یا خیر؟ در این صورت اگر Yes انتخاب شود یعنی بله مذکر و اگر No انتخاب شود یعنی خیر مذکر نیست می باشد.
OLE Object: برای فیلد هایی که وظیفه آنها نگه داری شیء می باشد استفاده می شود. مثل فیلدی که نگه دارنده عکس یک نفر می باشد. محدودیت این فیلد تا ۱ گیگابایت می باشد.
Hyperlink: فوق پیوند. نگه دارنده یک آدرس اینترنتی می باشد این آدرس ممکن است یک آدرس سایت و یا یک آدرس ایمیل باشد. این نوع داده ای برای فیلدهایی مثل: آدرس اینترنتی و آدرس ایمیل مناسب می باشد.
Lookup wizard: این نوع داده ای برای حالاتی استفاده می شود که نیاز است شخص مورد نظر در این فیلد گزینه ای را از میان گزینه های دیگر انتخاب کند. مثل نوع کتاب: رمان،ادبی،درسی،تاریخی و غیره. در این صورت لیستی از گزینه های بالا به کاربر نشان داده می شود که او می تواند فقط یکی از آنها را انتخاب کند.
۳. Description: توضیحی برای هر فیلد. این توضیحات در برنامه دیده نخواهند شد و اجباری هم نیستند. این توضیحات فقط برای سازنده بانک اطلاعاتی می باشد که اگر پس از مدتی فراموش کرد که یک فیلد به چه صورتی طراحی شده است و چه کارهایی روی آن انجام شده است به توضیحاتی که قبلا در این قسمت وارد کرده است مراجعه و از آنها استفاده کند.
شناسایی اصول کار با Menu Bar
باید توجه داشت که همانگونه که ابزار ها متناسب با محیط اشیاء و نماها متفاوت است فرامین موجود در منو ها نیز متناسب با محیط و اشیاء و نماها مفاوت است.مثلا در محیط جدول و نمای ورود داده Data Sheet فرامین منو insert و سایر منوها ، فرامینش با نمای Design View متفاوت است.سایر محیط اشیاء و نماهای ان نیز شامل این قاعده میشود .این تفاوت را در شکل D6 و D7 می توانید ببینید.
شناسایی اصول کار با Toolbars
یکی از راحتترین کارها ، انتخاب دکمه های نوار ابزار می باشد که در دسترس کاربر قرار می گیرد.از قابلیت های برنامه Access این است که متناسب با هر object ایی ابزار ان در اختیار کاربر قرار می دهد.بنابراین در شی Table نوار ابزارهای نمای Data sheet ان(شکل ِD1 )
با نوارابزارهای نمای design view ان(شکل D2) تفاوت داردبه همین ترتیب سایر شی ها نیز از این مسئله مستثنی نیست.
در صورتی که بخواهید نوار ابزاری را فعال یا غیر فعال نمائید، کافیست از منو view گزینه Toolbar را انتخاب سپس گزینه customize را انتخاب کنید.شکل D3
سپس تیک نوارهای مورد نظر را فعال یا غیر فعال کنید.شکل D4
فعلا این از جلسه اول.
در جلسه بعدی سعی می کنم یک مثال اکسزی با توضیحات کامل برای شما عزیزان قرار بدم.
فقط خواهشا اینجا نظری چیزی ننویسین تا فقط در این پست به آموزش پرداخته شود.
مقدمه
مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین كاربردی بوده است كه همواره از كامپیوترهای تجاری خواسته شده است. به همین دلیل در چند سال گذشته قبل از ظهور محیطهای مبتنی بر رابط گرافیكی شاهد حكومت زبان cobol بر امپراطوری كامپیوتر بودیم.
بعد از این امر ظهور برنامه dBase و فروش حیرت آور آن خبر از همین احتیاج مبرم به پایگاه داده ها می داد. باز در این عرصه نیز شركت مایكروسافت بیكار ننشست و Access كه كاستیها و اشكالات برنامه های قبلی را برطرف نموده و كار با داده ها را به صورت فوق العاده ای راحت تر میکند عرضه کرد. این برنامه كه همراه با كار در محیط كاملا گرافیكی ویندوز حتی قابلیت نصب در شبكه و internet را نیز دارد بدون شك یك نیاز شركتهای تجاری, برنامه نویسان, طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معمولی برای كنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است. ما در این دوره آموزشی شما را با قابلیت access آشنا كرده و شاید اگر اغراق نكرده باشم شما را استاد این برنامه بی نظیر خواهیم كرد شما نیز لحظه به لحظه به آشنایی با قابلیتهای این برنامه مطمئنا مشتاق یاگیری هرچه سریع آن خواهید شد. قابل ذكر است كه ما در این دوره برنامه اكسس 2003 را برای آموزش انتخاب كرده ایم كه البته نسخه های دیگر این برنامه فرق چندانی با نسخه 2003 آن ندارد و شما می توانید با یادگیری این نسخه با ان نیز به راحتی كار كنید. (البته توصیه خود من به استفاده از نسخه 2003 است)
آشنایی با اكسس
اكسس كه یكی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و كنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.
این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شكل دلخواه.
به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یك چك را در كامپیوتر خود ذخیره كنید شما با استفاده از برنامه اكسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چك ایجاد كنید و اطلاعات را به صورت كاملا گرافیكی در آن وارد كنید.
شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو كرده البته تمامی این امكانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدكرد.
از موارد استفاده برنامه اكسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یك شركت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات كارمندان (حتی عكس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.
شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبكه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن كلید رمز گذاشته یا حتی در سطح كاربران مختلف مقدار دسترسی هر كاربر را تعیین كنید.
روش ادامه درس ما در جلسات بعدی به صورت زیر خواهد بود:
ابتدا آشنایی با محیط اكسس و تسلط كامل بر آن
كار با help برنامه(به صورت مختصر)
آشنایی با پایگاه داده های نمونه
بررسی و كار با اجزای اصلی
طراحی یك پایگاه داده جدید
كار با جدولها
كار با داده ها
كار با بازجست ها ( Query )
كار با فرمهای ورود اطلاعات
كار با گزارشها
خودكارسازی با ماكروها
برنامه نویسی با مدولها
كاربرد پیشرفته اجزای اكسس
حفظ امنیت در پایگاه داده
كار با برنامه های كمكی اكسس
سوالات خود را به طور كامل بیان كنید تا امكان پاسخگویی به آنها باشد.
برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .
جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که اکسس نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233
- 16 مگابایت Ram
- حدود 600 مگا بایت فضای آزاد
آشنایی با روند تکاملی نگا رشهای ACCESS
برنامه های office ابتداعا روی win3.11 که تحت سیستم عامل Dos اجرا میشد به وجود امد با ورزن 1 و 2و .....و سپس با ظهور نرم افزار windows9x ،نرم افزارها ی office تحت ورزن های 97،2000،2002،2003،و بالاتر بوجود امده است.
اکسز چیست؟
برنامه اکسس برنامه ای است برای ایجاد بانک های اطلاعاتی که می توانند برای استفاده در برنامه های مختلف یا سایت ها مورد استفاده قرار بگیرند. پسوند فایل های اکسس mdb است که مخفف Microsoft DataBase می باشد. برنامه اکسس برنامه ای است از مجموعه فوق العاده قدرتمند Office . من قصد آموزش Access 2003 را در این سایت دارم ، البته وقتی کار با یک اکسس را یاد بگیرید می توانید خیلی راحت با دیگر ورژن های اکسس مثل اکسز ۲۰۰۷ نیز به راحتی کار کنید.
شروع کار با اکسس
با قابلیتها و كاربردهای اكسس آشنا شدید و ضرورت استفاده از این برنامه در جهات مختلف زندگی آشنا شدید و با توجه به كاركرد راحت اكسس و شی گرا بودن آن اكسس نسبت به برنامه های دیگر مدیریت پایگاه داده ها امتیازات بیشتری دارد.
مفهوم شی گرائی:
وقتی كه در مورد یك برنامه از مفهوم شی گرایی صحبت می كنیم یعنی در هنگام كار با آن همواره با شی های مختلف سروكار دارید و حتما لازم نیست كه زبان برنامه نویسی خاصی بلد باشید یعنی در واقع شی گرایی كنترل و مدیریت اشیا و نحوه قرارگیری آنها به جای استفاده از دستورات است. به عنوان مثال وقتی ما می خواهیم در محیطی مانند faxpro یك دكمه ایجاد كنیم كه هنگام فشاردادن آن اطلاعات كاربری مشتری در جدول ثبت شود باید دستورات بسیار پیچیده و ویژه ای بنویسیم ولی در محیط اكسس كافی است از قسمت ابزار با استفاده از شی دكمه (وسیله ای جهت ساخت دكمه های مختلف) این دكمه را به راحتی ایجاد می كنیم .
برنامه اکسس را اجرا کنید. ( از منو Start,All Programs,Microsoft office )
یک فایل جدید ایجاد کنید ( از منو فایل گزینه New یا کلید های ترکیبی Ctrl+N)
در صورت استفاده از منو فایل برای ایجاد یک فایل جدید بعد از آن باید بر روی گزینه Blank Database در سمت راست کلیک کنید.
اولین تفاوت اکسز با دیگر برنامه ها در این قسمت دیده می شود: در برنامه های دیگر مثل ورد یا اکسل می توانید اول متن را بنویسید و بعد آن را ذخیره کنید ولی در برنامه اکسس شما مجبور هستید که اول آن را ذخیره کنید و بعد کار خود را با برنامه اکسس شروع کنید.
در پنجره موجود نامی برای بانک اطلاعاتی خود بنویسید و آن را ذخیره کنید.
هم اکنون پنجره دیگری برای شما باز می شود که کلا ۹۰% کار ها را شما در این قسمت انجام می دهید.
در سمت چپ این پنجره چند گزینه وجود دارد :
Tables : جداول شما در بانک اطلاعاتی - مهمترین قسمت برنامه اکسس . ایجاد بانک اطلاعاتی بدون ایجاد حداقل یک جدول غیر ممکن است. جداول داده های شما را در قسمت های از پیش تعیین شده ای برای شما نگه داری می کنند.
Queries : پرس و جو ها در بانک اطلاعاتی - این قسمت حدودا هم شکل جداول می باشد ولی با این تفاوت که انعطاف خاصی دارند و می توانید جستجو های مختلف و فیلترهای مختلفی را در آن ها ایجاد کنید.
Forms : فرم ها در بانک اطلاعاتی - مثل انواع فرم هایی که در دنیای حقیقی خودمان و یا در دنیای مجازی (دنیای کامپیوتری) داریم می باشد . توسط این فرم های زیبا می توانید داده های مورد نیاز خود را وارد جداول نمایید. در واقع فرم ها راهی آسان برای ورود داده ها به جداول می باشند.
Reports : گزارشات در بانک اطلاعاتی - توسط این قسمت و به کمک دیگر قسمت ها (مثلا توسط پرس و جو) می توانید گزارش هایی را از جداول خود ایجاد کنید و آنها را به چاپ برسانید.
مهمترین قسمت جداول اکسس هستند در این قسمت می توانید یک یا چند جدول را برای استفاده در بانک اطلاعاتی خود بسازید و از آن استفاده کنید. همانطور که قبلا گفتم ساخت بانک اطلاعاتی بدون جدول غیر ممکن می باشد. پس اصلی ترین قسمت همین جداول هستند. به همین علت در این جلسه قصد آشنایی با یک جدول را داریم .
ایجاد جدول
خوب برای ایجاد یک جدول در قسمت اصلی برنامه اکسس بر روی Tables(شماره ۱ در عکس بالا) کلیک می کنیم تا گزینه های موجود در آن در سمت راست برای ما نشان داده شود. در سمت راست بر روی گزینه Create table in design view(شماره ۲ در عکس بالا) دو بار کلیک می کنیم تا بتوانیم یک جدول را در حالت طراحی ایجاد کنیم(حالت های دیگری هم برای ایجاد یک جدول وجود دارند ولی پیچیده ترین آنها همین روش می باشد).
بعد از دوبار کلیک صفحه ای با نام Table1:Table برای ما باز می شود در این قسمت باید تنظیمات مربوط به این جدول را انجام دهیم.
این قسمت (همانند عکس) ۳ قسمت خیلی مهم وجود دارد که این قسمت ها را با شماره ای که در عکس این قسمت وجود دارد توضیح می دهم.
۱. نام فیلد مورد نظر ما.
فیلد چیست: فیلد همانند یک ظرف می باشد که چیزی را برای ما نگه می دارد. مثل ظرفی که آب ، میوه یا چیزه های دیگری را برای ما نگه می دارد. در اکسس هم ما باید ظرف های مختلفی داشته باشیم که چیزها ( همان داده ها) را برای ما در خود نگه داری کنند. مثلا ظرف (در واقع فیلد) نام که نام یک شخص را در خود نگه داری می کنند. یا فیلد سن که سن یک شخص را در خود نگه داری می کند.
نکته بسیار مهم : کلمات و حروفی که در فیلد ها نوشته می شوند حتما باید انگلیسی باشند به این معنی که نمی توانید از حروف فارسی در آنها استفاده کنید زیرا در بسیاری از مواقع باعث به هم ریختگی بانک اطلاعاتی شما می شود. پس تمام نام فیلد ها را انگلیسی(یا همان فینگلیش) می نویسیم.
۲. نوع داده ای فیلد ما.
نوع داده ای چیست؟
در برنامه اکسس باید مشخص کنید که ظرف (فیلد) مورد نظر شما قابلیت دریافت چه نوع داده ایی را داشته باشد؟ یعنی فیلد را محدود می کنید به یک داده خاص.
فرض کنید فیلدی به نام Age یعنی سن ایجاد کرده ایم. مطمئنا نمی خواهیم کسی در این فیلد نام خود را بنویسد پس نوع این فیلد را از نوع Number قرار می دهیم تا فقط اعداد اجازه ورود به این فیلد را داشته باشند نه چیز دیگری.
انواع داده ای به ترتیب در اکسس عبارتند از :
Text: متن. برای فیلد هایی استفاده می شود که حروف مختلف را در خود جای می دهند البته این نوع داده ای دارای محدودیت ۲۵۵ کاراکتری می باشد یعنی نهایتا ۲۵۵ کاراکتر را می توان در فیلدی که با این نوع داده ای ایجاد شده است نوشت. این نوع داده ای برای فیلد هایی مثل: نام،نام خانوادگی،نام پدر،نام مدرسه و کلا آن فیلد هایی که داده هایشان بیش از ۲۵۵ کاراکتر نخواهند داشت مناسب هستند.
Memo: این نوع داده ای هم مثل نوع داده ای Text می باشد با این تفاوت که محدودیت آن کمتر است در این نوع داده ای ما محدودیت ۶۵۵۳۵ کاراکتری را داریم. این نوع داده ای برای فیلدی مثل فیلد آدرس پستی یک نفر بسیار مناسب می باشد .
نکته: هیچ وقت نوع داده ای فیلد آدرس را برابر با Text تنظیم نکنید چون ممکن است آدرس یک نفر بیشتر از ۲۵۵ کاراکتر داشته باشد و فرد مورد نظر ما با خطا روبرو شود ولی یقینا مقدار ۶۵۵۳۵ کاراکتر برای هر آدرسی کافی خواهد بود.
Number: شماره. این نوع داده ای برای ارقام می باشد. مثلا این نوع داده ای برای فیلدهایی مثل: سن،شماره پلاک،کدپستی و هر فیلدی که فقط دارای عدد باشد مناسب می باشد. محدودیت این فیلد را می توانیم خودمان به گونه ای که در آینده خواهم گفت تعیین کنیم.
Date/Time: تاریخ و زمان. برای نگه داری تاریخ و زمان های مختلف به کار می رود. مثل: تاریخ تولد،تاریخ ازدواج،تاریخ شروع یا پایان پروژه و از این قبیل. یا ساعت های مختلف: ساعت شروع یا پایان کلاس،ساعت ملاقات و غیره.
Currency: واحد پول. برای نشان دادن مقداری به صورت واحد پول یک کشور. مثلا اگر بخواهید این مقدار: ۱۰۰۰۰۰ ریال را نشان دهید از این نوع داده ای استفاده می کنید . خوبی این نوع داده ای این است که به راحتی از واحد پول کشور عزیزمان ایران نیز که ریال می باشد پشتیبانی می کند.
AutoNumber: شماره خودکار. این نوع داده ای یک وظیفه دارد و آن هم نوشتن عدد های پی در پی و بدون تکرار در خانه ای که با این نوع داده ای ساخته شده اند. مثل خانه : ردیف،شماره دانش آموزی،شماره کتاب و غیره.
Yes/No: بلی یا خیر. برای حالاتی استفاده می شود که جواب فیلد بلی یا خیر،درست یا صحیح،روشن یا خاموش باشد. مثل: فیلدی که تایید می کند که آیا فرد جواب دهنده مذکر است یا خیر؟ در این صورت اگر Yes انتخاب شود یعنی بله مذکر و اگر No انتخاب شود یعنی خیر مذکر نیست می باشد.
OLE Object: برای فیلد هایی که وظیفه آنها نگه داری شیء می باشد استفاده می شود. مثل فیلدی که نگه دارنده عکس یک نفر می باشد. محدودیت این فیلد تا ۱ گیگابایت می باشد.
Hyperlink: فوق پیوند. نگه دارنده یک آدرس اینترنتی می باشد این آدرس ممکن است یک آدرس سایت و یا یک آدرس ایمیل باشد. این نوع داده ای برای فیلدهایی مثل: آدرس اینترنتی و آدرس ایمیل مناسب می باشد.
Lookup wizard: این نوع داده ای برای حالاتی استفاده می شود که نیاز است شخص مورد نظر در این فیلد گزینه ای را از میان گزینه های دیگر انتخاب کند. مثل نوع کتاب: رمان،ادبی،درسی،تاریخی و غیره. در این صورت لیستی از گزینه های بالا به کاربر نشان داده می شود که او می تواند فقط یکی از آنها را انتخاب کند.
۳. Description: توضیحی برای هر فیلد. این توضیحات در برنامه دیده نخواهند شد و اجباری هم نیستند. این توضیحات فقط برای سازنده بانک اطلاعاتی می باشد که اگر پس از مدتی فراموش کرد که یک فیلد به چه صورتی طراحی شده است و چه کارهایی روی آن انجام شده است به توضیحاتی که قبلا در این قسمت وارد کرده است مراجعه و از آنها استفاده کند.
شناسایی اصول کار با Menu Bar
باید توجه داشت که همانگونه که ابزار ها متناسب با محیط اشیاء و نماها متفاوت است فرامین موجود در منو ها نیز متناسب با محیط و اشیاء و نماها مفاوت است.مثلا در محیط جدول و نمای ورود داده Data Sheet فرامین منو insert و سایر منوها ، فرامینش با نمای Design View متفاوت است.سایر محیط اشیاء و نماهای ان نیز شامل این قاعده میشود .این تفاوت را در شکل D6 و D7 می توانید ببینید.
شناسایی اصول کار با Toolbars
یکی از راحتترین کارها ، انتخاب دکمه های نوار ابزار می باشد که در دسترس کاربر قرار می گیرد.از قابلیت های برنامه Access این است که متناسب با هر object ایی ابزار ان در اختیار کاربر قرار می دهد.بنابراین در شی Table نوار ابزارهای نمای Data sheet ان(شکل ِD1 )
با نوارابزارهای نمای design view ان(شکل D2) تفاوت داردبه همین ترتیب سایر شی ها نیز از این مسئله مستثنی نیست.
در صورتی که بخواهید نوار ابزاری را فعال یا غیر فعال نمائید، کافیست از منو view گزینه Toolbar را انتخاب سپس گزینه customize را انتخاب کنید.شکل D3
سپس تیک نوارهای مورد نظر را فعال یا غیر فعال کنید.شکل D4
فعلا این از جلسه اول.
در جلسه بعدی سعی می کنم یک مثال اکسزی با توضیحات کامل برای شما عزیزان قرار بدم.
فقط خواهشا اینجا نظری چیزی ننویسین تا فقط در این پست به آموزش پرداخته شود.
Last edited:
