استقرار EPM با پراجکت سرور

[Projanco]

استقرار EPM بر مبنای فناوری پراجکت سرور ۲۰۱۳ و Nintex For Project 2013 پایه گذاری شده و به عقیده بسیاری از کارشناسان کاملترین محصول در نوع خودش به شمار میاد. با امکاناتی که در این محصول وجود داره شما میتوانید به سادگی و تنها با چند کلیک وظایف کلیه پرسنل داخل سازمان رو مشاهده کنید ، برای آنها وظایف جدید تعریف کنید ، از هر نقطه ای و حتی از روی تلفن همراهتان میزان عملکرد اونها رو ببینید و راندمان بخشهای مختلف سازمان رو مشاهده کنید ، اهداف استراتژیک سازمان رو دنبال کنید ، سرمایه های انسانی ، تجهیزات و منابع مالی سازمان رو به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید و به مستندات پروژه ها دسترسی داشته باشین . به طور خلاصه این محصول طوری طراحی شده که شما بتوانید به راحتی به اطلاعات سازمان دسترسی داشته باشین و نیازهای سازمان را با هر مقیاسی به بهترین شکل پاسخگو باشید . و اما این محصول چیست و چگونه توانسته چنین تحولی رو در زمینه سیستمهای مدیریت و کنترل پروژه ایجاد کنه؟ برای شروع کار بهتراست ببینیم پس از استقرار EPM ، پروژه های سازمان از لحظه ایجاد تا زمان تکمیل چه مراحلی رو طی میکند و ما در هر مرحله به چه چیزهایی نیاز داریم.

فاز ایده در سامانه EPM

اولین مرحله فاز ارائه ایده است و بررسی این مطلب که آیا این ایده با توجه به محدودیتهای سازمان ما قابل اجرا هست یا نه ؟ فرض کنید که این ایده و یا صدها ایده دیگر برای سازمان ما قابل اجرا باشند اما اگر قرار باشه تنها بر روی چند فرصت سرمایه گذاری خاص تمرکز کنیم ،آن فرصتها کدام هستند؟ EPM در اینجا با استفاده از الگوریتمهای بسیار قوی به کمک ما آمده و درست مثل یک مشاور حرفه ای به ما میگوید کدام فرصتهای سرمایه گذاری با توجه به محدودیتهای سازمان ما قابلیت اجرایی شدن را دارند و در بهترین حالت ما باید بر روی کدام یک سرمایه های سازمان را متمرکز کنیم. شما حتی بدون داشتن برنامه زمانبندی میتوانید در پراجکت سرور فرصتهای سرمایه گذاری تعریف کنید و بر روی آنها انواع آنالیزهای هزینه و منابع را انجام بدهید. در انتهای کار EPM خروجیهای بسیار مفید و کاربردی را به شما میدهد که میتواند خطوط اصلی سرمایه گذاری سازمان شما را برایتان مشخص کند. به عنوان مثال شما به این سامانه میگویید محدودیت بودجه ای برابر ….. ریال برای سازمان وجود دارد و بعد تنها با یک کلیک بهترین پروژه هایی روکه با این بودجه میتوانید اجرا کنید را در اختیار دارید. همچنین میتوانید سناریوهای مختلف رو بر روی بودجه سازمان تعریف کنید و ببینید که این سناریو ها به راحتی با هم قابل مقایسه هستند.

برنامه ریزی ، مدیریت و کنترل پروژه ها در EPM​

مرحله بعدی پس از استقرار EPM مدیریت و کنترل پروژه های اجرایی شده برای سازمان است. با امکان استفاده از تایم شیت تمامی پرسنل سازمان به صورت روزانه ، گزارشی از فعالیتهای هر روز رو برای مدیران بالا سری ارائه میکنند این اطلاعات بعد از تایید توسط مدیر یا مدیران واحد مربوطه در تمامی گزارشهای از پیش تعریف شده منعکس میشوند و در هر لحظه میتوانید به راحتی از وضعیت کارکرد پرسنل سازمان در هر واحد یا معاونت مطلع بشوید ، علاوه بر این میزان پیشرفت فعالیتهای محوله به هر فرد میتواند با استفاده از اطلاعات تایم شیت یا روزنگار به صورت خودکار محاسبه شود . حتی افراد میتوانند به راحتی پیشرفت وظایف محوله را به صورت دستی در دوره های زمانی مشخصی مثلا به صورت هفتگی پرکنند و بعد از تایید این پیشرفتها توسط مدیر بالاسری هر فرد ، گزارشات زیادی را در خصوص میزان وظایف محوله ، میزان تاخیر در انجام وظایف ، هزینه های مربوط به کارکرد عادی و یا اضافه کاری افراد و مواردی از این دست آپدیت کنند. همچنین در فاز اجرایی ، پراجکت سرور انبوهی از امکانات در اختیار شما قرار میدهد که با استفاده از آنها میتونید به سادگی فعالیتهای تعریف شده برای افراد و پروژه های سازمان رو به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید. در این محیط شما برای هر پروژه ای یک سایت شیرپوینتی دارید که انبوهی از امکانات را در خصوص هر پروژه در اختیارتان قرار میدهد همچنین شما میتونین به هر فردی که مایلید ، دسترسی بدهید که بتواند به سایت پروژه وارد بشه و به اطلاعاتی رو که مجاز هست مشاهده ، ویرایش و یا ذخیره کند. حتی در صورت عدم دسترسی به اینترنت میتوانید با مستندات پروژه به صورت آفلاین کار کنید و به محض آنلاین شدن سریعا تغییرات انجام شده بر روی مستندات اصلی ذخیره میشوند همچنین امکان کار همزمان چند فرد بر روی یک مستند و امکان ذخیره سازی ویرایش های مختلف انجام شده بر روی مستندات از دیگر ویژگیهای جالب در این محیط میباشد.
​

گزارشات در EPM​

مورد بعدی که باید ازآن به عنوان یکی از قویترین امکانات سامانه EPM یاد کنیم ، امکان گزارش گیری بسیار قوی بر روی این محیط است. پراجکت سرور محیط بسیار پیشرفته ای را در اختیار شما قرار میدهد که در آن بدون نیاز به حتی یک خط کد نویسی میتوانید به راحتی گزارشاتی رو ایجاد کنید که تمام اطلاعات مربوط به پروژه ها از قبیل میزان پیشرفت و تاخیرات ، کارکرد دوره ای پرسنل ،هزینه ها و نرخ مصرف منابع مالی ، مستندات دریافتی و ارسالی ، ریسکها و مشکلات و تاثیرات آنها بر پروژه ها و در نهایت لیستها و مخازن شیرپوینتی سایتها را نمایش بدهد. گزارشهای تولید شده در این محیط به شکل بی نظیری با هم همخوانی داشته و میتوانیم تمام نمودارهای یک دید را با هم مرتبط کنیم تا با کلیک بر روی یک نمودار ، کلیه نمودارهای نمایش داده شده به تناسب بخش مورد نظر ما تغییر کنند.حتی سازمانهایی که واحدهای مختلف در آنها پراکندگی جغرافیایی دارن میتوانند به راحتی گزارشاتی را ایجاد کنند که بر روی نقشه ، پیشرفت واحدهای مختلف برای مدیران نمایش داده بشوند. تمام این امکانات زمانی برای شما جالب میشوند که بدانید این گزارشات را پرسنل خود سازمان میتوانند با آموزشی مختصر برای خود ایجاد کنند و هر زمانی که لازم باشد تغییرات مورد نظر را بر روی آنها اعمال کنند. برای پروژه ها در این محیط تیمی از منابع تعریف میشود که این منابع میتوانند با سایر پروژه ها مشترک باشند و یا مختص به یک پروژه باشند. پراجکت سرور به ما میگوید منابعی که نیاز داریم آیا برای پروژه ما به اندازه کافی در دسترس هستند و اگر کمبودی در منابع پروژه ما وجود دارد این کمبود در چه زمانی و برای کدام منبع هست . با این امکانات یک مدیر سازمان یا پروژه بدون هیچ سردرگمی میتواند به هر منبعی به اندازه ظرفیت آن منبع کار تخصیص بدهد و به این ترتیب هزینه های مربوط به منابع اضافی و یا بیکاری منابع به حداقل میرسد.
​

فرایندهای سازمانی در EPM​

در نهایت تمام مواردی که ذکر شد زمانی ارزشمند هست که مستند سازی مناسبی روی اونها انجام بشود . وقتی صحبت از مستندات میشود معمولا یکی از دغدغه های اصلی هر سازمانی وجود یک سیستم گردش اسناد است که علاوه بر سرعت و دقت بالا و دوری از بروکراسی های اداری ، کمترین پیچیدگی را هنگام پیاده سازی داشته باشه و کاربران خود سازمان بتوانند در این محیط بدون نیاز به کد نویسی برای هر فرم یا لیستی که نیاز باشد گردش کاری تعریف کنند. Nintex For Project ابزاریست که در این مرحله میتواند به کمک ما بیاید و با استفاده از آن گردش اسناد پروژه ها رو به بهترین نحو پیاده سازی کنیم. با استفاده از این ابزار میتوانیم انواع فرمها رو برای اخذ مجوز فعالیتها ، درخواست کالا ، درخواست بودجه ، درخواست نقشه و مواردی از این دست طراحی کنیم و بعد از تنظیم یک گردش کار مناسب برای این فرمها آنها را در مخازن اطلاعاتی پروژه ذخیره کنیم. از طرف دیگر این ابزار قادر به تعریف انواع ورک فلو بر روی رویدادهای موجود در پروژه هست. به عنوان مثال میتوانید ورک فلوی خود را جوری تنظیم کنیم که بعد از هر انتشار پروژه اجرا بشود . یکی از قابلیتهای جالب این ابزار توانایی اون برای مدیریت تقاضاهای سیستم هست .هر زمانی که کاربری پروژه ای را برای ایجاد ، درخواست میکند میتوانیم انواع فرمهای مورد نیاز برای اطلاعات اولیه پروژه را طوری تنظیم کنیم که پس از بررسی این اطلاعات و در صورت تطابق نیازهای پروژه با محدودیتهای موجود در سازمان ، تاییدیه های لازم برای شروع پروژه از مدیران بالاسری اخذ بشود و پروژه به حالت فعال در بیاید.

​

همانطوری که دیدید سامانه EPM محیطی است که در آن میتوانید ایده های خود را تبدیل به پروژه های واقعیت کرده ، سپس آنالیز کنید و یک سبد پروژه برای سازمانتان بسازید. این پروژه ها را برنامه ریزی ، مدیریت و کنترل کنید ، با اجرای آنها میزان پیشرفت اهداف کلان در سازمان را بررسی کنید ، مدارک و مستندات مربوط به آنها را به بهترین نحو ساماندهی و ذخیره کنید ، فعالیتهای پرسنل سازمان را به دقت ثبت کنید انواع گزارشات را از پیشرفت آنها و عملکردشان بگیرید و درنهایت اطلاعات هر پروژه را برای پروژه های مشابهی که در آینده اجرا میکنید ذخیره کرده از اطلاعات آنها استفاده کنید .

جهت مشاهده مقالات شیرپوینت به سایت Projanco.com مراجعه کنید.