7 ترفند عالی برای راحت کار کردن با اکسل

[S.Cheraghi]

حتما تا حالا این جمله معروف رو شنیدین که میگه: “کارمندان تنبل بهترین هستن چون سریع ترین راه رو برای تکمیل کارهاشون پیدا میکنن”. این حرف خیلی جاها از جمله موقع کار کردن با اکسل درسته. در این آموزش میخوایم چندتا راهکار ارائه بدیم برای اینکه موقع کار با اکسل ، لذت بیشتری ببریم.

1. فراموش کردید فایلی که الان بازه، کجا ذخیره شده

فرض کنید کارتون با فایل تموم شده و فراموش کردید کجا ذخیره کردید. یکی از ساده ترین راهها استفاده از تابع Cell هست. این تابع اطلاعات مختلفی رو راجع به فایل به ما میده که یکیش مکان ذخیره شدن فایل هست.

شکل 1- فراخوانی مکان فایل ذخیره شده با تابع Cell​

1. میخواید ببینید چه سلول هایی حاوی فرمول هست

توی یک شیت میخواید کل فرمول های نوشته شده رو ببینید:

اگر کلید ترکیبی Ctrl+’ رو بزنیم یا از مسیر Formula/ Formula Auditing/ Show Formula رو بزنید همه فرمول های نوشته شده ظاهر میشن. شکل 2

شکل2- نمایش فرمول ها
​

1. میخواید ببینید فرمول مورد نظر به چه محدوده هایی ارجاع شده

کافیه روی سلولی که فرمول داره کلیک کنید و کلید ترکیبی Ctrl+[ رو بزنید. همه محدوده هایی (در شیت جاری) که در فرمول مورد نظر استفاده شدن انتخاب میشن.

شکل 3- انتخاب سلول های استفاده شده در فرمول​

1. نوشتن تابع Sum با یک حرکت

جمع زدن یک محدوده در اکسل یک کار خیلی روتین هست و روزانه مورد استفاده قرار میگیره. بجای اینکه شروع کنید به تایپ تابع، کافیه انتهای محدوده قرار بگیرید و کلید Alt+= رو بزنید.

حتما بخوانید: دو روش برای ایجاد سطر جدید در یک سلول

اکسل خودش محدوده کنار سلول رو در نظر میگیره. اگر نتونست محدوده ای رو تشخیص بده، با زدن این کلید ترکیبی، =sum() نوشته میشه که میتونید خیلی سریع محدوده مورد نظر رو انتخاب کنید.

1. بجای تابع Concatenate از & استفاده کنید

تابع Concatenate سلول ها و داده های مختلف رو به هم وصل میکنه. بجای این تابع میتونید از & استفاده کنید که ممکنه راحت تر باشه.

شکل 4- چسباندن داده ها به هم​

1. استفاده از AutoComplete در فرمول نویسی

از نسخه 2007 به بعد در اکسل، امکان AutoComplete در فرمول نویسی اضافه شده. دیگه میتونید بجای تایپ کامل تابع، از این لیست استفاده کنید. برای استفاده راحت تر از این امکان، کافیه وقتی لیست باز شد، با کلیدهای چهار جهت (فلش به سمت پایین) تابع مورد نظر رو انتخاب کنید و Tab رو بزنید. با اینکار تابع خودش فعال میشه.

1. موس رو بذارید کنار

یکی از راه های افزایش سرعت کار با اکسل استفاده از کیبورد بجای موس و تسلط به کلیدهای میانبر هست. کلیدهای میانبر زیادی در اکسل وجود داره که بعضی از اونها در این لینک موجود هست.

اما بصورت کلی با پایین نگه داشتن کلید Alt حروفی روی قسمت های مختلف اکسل ظاهر میشه که با زدن اونها همون دستور مورد نظر اجرا میشه:

شکل5- نمایش حروف کلید میانبر​

فرض کنید میخوایم به Wrap Text دسترسی پیدا کنیم. طبق تصویر 5 میبینیم که حرف میانبر تب home حرف H هست. با زدن حرف H روی کیبورد حروف میانبر اجزای تب Home نمایش داده میشه (شکل 6)

شکل 6- نمایش حروف کلید میانبر مربوط به تب Home در کار با اکسل​

حتما بخوانید: Skip Blank | تکنیکی کاربردی در Paste special
همونطور که در شکل 6 مشاهده میکنید، حرف میانبر برای Wrap Text حرف W هست. با زدن کلید W سلول مورد نظر روی حالت Wrap Text قرار میگیره.

پس کلید میانبر Wrap text معادل Alt+H+W خواهد بود.

استفاده از این روش مستلزم این هست که شما بدونید هر دستوری در کدوم تب قرار گرفته.

با 7 نکته ای که ارائه شد، شما میتونید خیلی راحت تر و با سرعت بیشتری با اکسل کار کنید.

منبع آموزش:
7 ترفند عالی برای راحت کار کردن با اکسل