مديريت زمان
- نگرش افراد به زمان
نوع نگرش افراد در کشورها و فرهنگهاي مختلف نسبت به زمان متفاوت است.در بعضي از فرهنگها زمان بسيار محدود و بنابراين برنامه ريزي و مديريت زمان اجتناب ناپذير است.اما در مورد کشورهاي کمتر توسعه يافته همانند ايران، زمان قرباني اصلي بي برنامگي ها ي ماست.چه بسا افرادي براي خود برنامه ريزي بسيار مدون و منعطفي نيز داشته باشند ،اما بي برنامگي هايي که در جامعه وجود دارد، آنها را از زمان و برنامه زماني عقب مي اندازد.
در جايي مطلبي مي خوندم که چگونه افراد به صورت نا خود آگاه زمان را براي خود طولاني يا کوتاه مي کنند.حتما" اين تجربه براي شما پيش آمده است که در مواقعي که به شدت تحت فشار ناشي از موقعيت ناراحت کننده اي بوده ايد،زمان بسيار کند سپري مي شد.مثال ديگر را مي توان در مورد مسابقات فوتبال ذکر کرد؛هنگامي که يک تيم با يک گل از حريف پيش است و بازي شرايط ويژه اي (همانند مسابقه فينال جام جهاني)را داشته باشد،زمان براي بازيکنان و طرفداران تيم برنده،به کندي و براي بازيکنان و طرفداران تيم بازنده به سرعت مي گذرد.اين تصور ناشي از شرايط ويژه اي است که براي افراد در حالتهاي گوناگون رخ مي دهد.ما مي توانيم از اين قضيه به نفع خود استفاده کنيم.
بنابراين مي بينيد که افراد نسبت به زمان داراي ديدگاههاي مختلفي هستند.
-استفاده موثر از زمان
برنامه ريزي دقيق و استفاده موثر از زمان نياز به تغيير بعضي از عقايد محدود کننده و همچنين ترک بسياري از عادتها دارد.خود من به شخصه بارها با اين موضوع مواجه شدم که در ادارات افرادي که چند پوشه در دست داشته باشند و يا ميز کارشان مملو از اسنادي باشد که ظاهرا" بايد به آنها رسيدگي شود،بسيار مورد توجه مدير قرار مي گيرند.مدير اين تصور را دارد که فرد به طور مداوم به دنبال رفع و رجوع کردن کارهاي در حوزه مسئوليت خود است.بالعکس فردي که کارش را به موقع انجام داده و همواره ميز کارش مرتب است و کاري نا تمام ندارد،باعث اين تصور در ذهن مدير مي شود که فرد اصلا" کار نکرده است.ممکن است اين مسائل که من در اينجا ذکر مي کنم تا حدودي غير منطقي به نظر برسد،اما واقعيتي است که به شخصه با آن مواجهم.
آيا شما نيز اينگونه فکر مي کنيد؟آيا کسي که از صبح خودش را با تلفن و چند پرونده مشغول مي کند،الزاما داراي کارايي بالاتري است؟شما به عنوان مديران آينده هوشيار باشيد تا دچار قضاوت غلط نشويد.
مورد ديگري که در اينجا به آن اشاره مي کنم،تا حدود زيادي مساله را براي شما باز خواهد کرد.
من به شخصه همواره در پي اين بودم که کارهاي اداره را با دقت و با سرعت انجام دهم تا بتوانم از وقتهايي که به دست مي آورم،نهايت استفاده را ببرم.اما اين طرز کار مورد قبول سرپرست نيست؛چراکه ممکن است مدير اين برداشت را داشته باشد که تقسيم وظايف در آن بخش به درستي انجام نگرفته باشد و يا اينکه کار آن بخش کم بوده و بايد تعديل نيرو شود.از طرفي همکاران نيز زماني که کار کم باشد سعي مي کنند به نوعي کار را کش دهند تا زمان کاري سپري شود.به نظر شما اين نگرشها و عقايد چه اثراتي را به دنبال خواهد داشت؟
آيا مديري که به تمامي مسائل بخش خود رسيدگي مي کند و از تفويض اختيار به درستي استفاده نمي کند،موفق خواهد بود؟
بنابراين شما به عنوان يک مدير بايد ابتدا عقايد و ديد گاههاي خود را در زمينه زمان اصلاح کنيد و سپس اين نگرش و طرز تفکر را در بخش خود نهادينه کنيد.
-استفاده موثر از زمان
حال سوال اينجاست که چگونه مي توان استفاده موثري از زمان داشت؟براي اين موضوع بايد ابتدا اهداف خود را مشخص کرد.اين اهداف شامل اهداف بلند مدت،ميان مدت،کوتاه مدت مي باشد.مهمترين نکته در هدفگذاري،تعيين زمان لازم براي رسيدن به آن هدف و تحقق آن است.ضمنا" مي توان اهداف به دو دسته اهداف شخصي و کاري تقسيم کرد.بايد بين اين اهداف تعادل برقرار کرد.ضمنا" بررسي کرد که زمان در نظر گرفته شده براي تحقق هر يک از اهداف واقع بينانه است يا خير؟
پس از اين مر حله بايد اهداف خود را اولويت بندي کرد.تحقق اهداف بلند مدت در گرو تحقق اهداف ميان مدت وکوتاه مدت است.طبيعتا" تحقق اهداف کوتاه مدت مستلزم انجام کارهاي کوچکتري است.از بين اين کارها،آنهايي را که ضرورت زيادي در دستيابي به هدف کوتاه مدت دارند شناسايي کرده ومورد توجه قرارداده و کارهايي را که تاثير زيادي در رسيدن به اهداف کوتاه مدت ندارند،از برنامه روزانه حذف مي کنيم.ما مي توانيم با بررسي يک روز کاري به اين واقعيت مهم پي ببريم که چه مقدار از زمان ما صرف کارهاي بي ارزش مي شود که نقشي در رسيدن به اهداف ما ندارد.
در کتابي خوانده ام که بايد وظايف روزمره خود را به سه دسته تقسيم کرد:الف-وظايف مهم و فوري ب-وظايفي که يا مهم هستند و يا فوري ج-وظايفي که نه مهم هستند و نه فوري.
سپس وظايف بيهوده و بي ارزش را حذف کرده و در تخصيص زمان روي وظايف دسته الف تاکيد مي کنيم.در مورد وظايف دسته ب و ج نيز بررسي مي کنيم که مي توان اين وظايف را به ديگران تفويض کرد يا خير.سپس به فهرستي از وظايف روزانه خواهيد رسيد که بايد زمانبندي خاصي را بگيريد.
چند نکته ديگر:
-پذيرفتن کار بيش از حد توان باعث ايجاد اضطراب در فرد مي شود.بنابراين در باره توان خود و در مورد اينکه کاري را رد يا قبول کنيد،واقع بين باشيد.
-زماني که صرف برنامه ريزي مي کنيد،به هدر نمي رود بلکه در دراز مدت موجب صرفه جويي در وقت مي شود.
-توان خود را براي انجام کار در يک روز و همچنين براي تمام عمر تقسيم کنيد.
-از فرصتهايي که آرامش زيادي در محيط برقرار است(همانند صبحها زمانيکه هنوز کسي نيامده و يا آخر وقت زماني که همه رفته اند)مي توان بهترين استفاده را برد.
-سعي کنيد به برنامه و اهداف تان پايبند باشيد و تا آنجا که ممکن است طبق برنامه عمل کنيد.
-همواره زماني را براي رسيدن به خود(هم از لحاظ جسماني و هم از لحاظ روحي)قرار دهيد.
-برنامه زماني منعطفي داشته باشيد.
-اگر فردي در زماني غير مناسب مزاحم شما شده و موجب عقب افتادن برنامه خواهد شد،عذر خواهي کرده و رسيدگي به مساله را به زمان ديگري موکول کنيد(مثلا" زماني که يکي از دوستان در موقع نا مناسبي با شما تماس مي گيرد،از وي عذز خواهي کرده و به او بگوييد که در اولين فرصت با او تماس خواهيد گرفت).
- براي ارتقا کارايي سازمان،استفاده از ساعات کاري شناور را پيشنهاد کنيد.
-تنظيم برنامه ها
براي ثبت بر نامه ها و يا کنترل کردن اين موضوع که چه مقدار از برنامه ها انجام شده و اصولا" در کجا ي برنامه هستيم،از وسايل مختلفي مي توان کمک گرفت.
معمولا" اکثر افراد از سررسيد به عنوان وسيله اي براي ثبت برنامه هاي خود استفاده مي کنند.با توجه به اينکه اکثر ما اين تجربه را داريم در اين زمينه زياد بحث نخواهم کرد.اما امروزه با ابزار هاي جديدتري مواجهيم که قابليتهاي زيادي را پيش روي ما قرار مي دهد.انواع ارگنايزرها(تقويم الکترونيکي)،انواع پاکت پي سي ها،انواع پي دي اي ها و... از ابزار هايي هستند که قابليتهاي فراواني را پيش روي ما قرار مي دهند.
بهتر است علاوه بر برنامه ريزي کوتاه مدت و ثبت آن،در برگه اي جداگانه برنامه هاي ميان مدت و بلند مدت خود را نيز بنويسيد و عملکرد خود در برنامه هاي کوتاه مدت را با آن کنترل کنيد(ببينيد که آيا برنامه هاي کوتاه مدت همانطور که قبلا" فکر مي کرده ايد در جهت رسيدن به برنامه هاي بلند است و يا اگر تغيري در برنامه هاي بلند مدت داده شد بتوانيد اثرات آن را بر برنامه هاي ميان مدت و کوتاه مدت شناسايي کنيد)اگر برگه اي که در آن برنامه بلند مدت خود را نوشته ايد در اتاقتان به ديور نصب کنيد تا هر روز صبح جلوي چشمانتان باشد،بسيار عالي است و شما را راغب مي کند که برنامه هاي کوتاه مدت را پيگيري کنيد.
-عدم آشفتگي در محيط=عملکرد بهتر=زمان کمتر
احتمالا" شما با **** S5 آشنايي داريد.اين **** که توسط ژاپنيها مطرح شده است بر پايه پاکيزگي ،نظم،جمال و پرهيز از در هم ريختگي محيط کار و زندگي بنا شده است.
پاکسازي(سي ري):شناسايي و جدا کردن اقلام غيرلازم و خارج نمودن آنها از محيط.
نظم و ترتيب(سي تن):اقلام ضروري به گونه اي مرتب گردند که بر حسب ضرورت و دفعات استفاده٬ دسترسي به آنها سهل تر باشد.
نظافت و پاکيزگي(سي سو):همه چيز تميز و پاکيزه گردد و به عبارت ديگر کنترل تميز بودن محيط
حفظ و نگهداري(سي کتسو):جلو گيري از کثيف شدن و حفظ S3 قبلي
انظباط(شيتسوکه):آموزش ساماندهي و نظم بخشي به کارکنان و هدايت آنها به منظور اجراي مستمر نظافت٬ نظم و تميز نگه داشتن محيط.
خوب به نظر شما با رعايت پنج اصل ذکر شده نمي توان تا حدود زيادي زمانهاي تلف شده را کاهش داد؟
انواع کارهايي که به اين منظور انجام مي گيرد از قبيل مرتب کردن ميز کار٬ مرتب کردن فايلها٬ خارج کردن وسايل اضافي و دست و پا گير از محيط٬ بايگاني مستمر و منظم مدارک و اسناد و يا سپردن اين مسئوليت به شخصي ديگر٬ نحوه قرار گيري اتاق محل کار و همچنيني نحوه قرار گيري ميز کار٬ نحوه قرار گيري وسايل مورد نياز بر روي ميز کار٬ برچسب گذاري(طبقه بندي کردن فايلها و پرونده ها) و ... با عث صرفه جويي در زمان مي شود.
- گزينش اطلاعات
يکي از مسائلي که وقت زيادي را از کارکنان هر بخش و بخصوص از مديريت آن مي گيرد ٬ حجم اطلاعاتي است که به آن بخش و يا ساز مان وارد مي شود.بعضي از اين اطلاعات مهم و بسياري ديگر پيش پا افتاده و غير ضروري هستند.حتما" مي دانيد که اطلاعات بايد در سازمان دسته بندي شوند و اطلاعات مربوط به هر بخش و هر سطح به موقع و در زمان مناسب و به شکلي مناسب در اختيار آن بخش قرار گيرد.شما به عنوان مدير يک بخش يا سازمان نيز در معرض هجوم اين اطلاعات هستيد.آيا حجم زياد اطلاعات خوب است يا بد؟اين سوالي است که بار ها در کلاسهاي دانشگاه مطرح شده است.از نظر بعضي افراد حجم زياد اطلاعات نمي تواند خوب باشد چراکه موجب سر در گمي مدير خواهد شدو تجزيه و تحليل و نتيجه گيري را سخت خواهد نمود.اما به نظر من هر چه اطلاعات زياد تر با شد٬ بهتر است.شايد بهتر باشد بگويم هر چه داده ها و اطلاعات بيشتر باشد بهتر است.اما لازم است نکته اي رعايت شود و آن اينکه واحدي را ايجاد کرده که مسئوليت بررسي اطلاعات و داده را بر عهده داشته باشند و آنها را دسته بندي و در اختيار سطوح و بخشهاي مورد نظر از طرق مناسب قرار دهند.امروزه اين وظيفه درسازمانها به عهده روابط عمومي ان سازمان و در بخشها به عهده واحد دفتر(دايره دفتر)آن بخش(اداره)مي باشد.افرادي که در روابط عمومي سازمان مشغول مي باشند بايد داراي تخصص کافي در زمينه هاي مختلف فعا ليت سازمان باشند.ولي با اين وجود باز هم در سازمانها اطلاعات يا به بعضي واحدها که بايد برسد٬ نمي رسد و يا اينکه اطلاعات بي مورد به واحدهايي که به آن اطلاعات نياز ندارند٬ ارسال مي شود.
نکات مهم:
-از منشي خود بخواهيد که تماسهاي تلفني غير کاري را به شما وصل نکند.همچنين از منشي خود بخواهيد تا تماسهايي که مربوط به بخش خاصي (مثلا" مالي و يا اداري)مي شود را به معاونتان در همان بخش وصل کند.(مي دانيد که بسياري از ارباب رجوع با سلسله مراتب اداري آشنا نيستند).در اين رابطه مي توانيد فهرستي از افرادي که مهم هستند(همانند رئيس و يا مشتريان مهم)را در اختيار منشي قرار دهيد تا شخصا" به کار اين افراد رسيدگي کنيد.
- سعي کنيد اگر مطالبي را که مي خواهيد به زير دستان خود بگوييد از 15 دقيقه بيشتر نمي شود٬ به صورت ايستاده انجام دهيد و از برگزاري جلسه اجتناب کنيد.
-اطلاعات مهمي را که توسط روابط عمومي براي شما ارسال مي شود٬ در پوشه اي بايگاني کنيد.
-در عين اينکه با کارمندان جزء رابطه خوبي مبتني بر احترام داريد اما اصل سلسله مراتب و تخصصي بودن واحدها را در سازمان جا بيندازيد.
-بهتر است که از تلفن هاي مجهز به سيستم پاسخگويي(منشي تلفني)در منزل استفاده کنيد.
-نحوه خواندن و نوشتن
يکي از نکات مهمي که وقت زيادي را مي گيرد مطالعه است.مطالعه گزارشها و يا اسناد اداري و به خصوص براي ما دانشجويان مطالعه مطالب درسي.در اين زمينه توصيه هاي زيادي وجود دارد که اغلب با اين توصيه ها آشنايي داريم.کلاسهاي زيادي نيز در اين زمينه ايجاد شده است همانند کلاس تند خواني ... اما بهترين روش براي براي مطالعه همان گزينش و طبقه بندي مطالب و موضوعات است.نکاتي مانند خلاصه برداري و يا خط کشيدن ويا هاي لايت کردن مطالب نيز کمک فراواني به شما خواهد کرد.براي مطالعه دروس لازم نيست که همواره کل درسها مرور شوند بلکه مي توان به مطالبي که انتخاب شده مراجعه کرد و از اين طريق زمان زيادي را صرفه جويي کرد.در اين زمينه شما به اندازه کافي استاد هستيد.
-مديريت زمان در برگزاري جلسات
زمان زيادي از اوقات مديران در جلسات سپري مي شود.بسياري از اين جلسات به خصوص در ايران کم اثر و در بعضي موارد بي اثر است(به خصوص در سازمانهاي دولتي)مدت زمان و تعداد دفعات اين جلسات براي مديران ارشد و يا مدير عامل سازمان از اين هم بيشتر است.يک مدير عامل به طور متوسط نيمي از ساعات فعاليت خود را در جلسات سپري مي کند.بنابراين توجه به جلسات امري است واجب به منظور مديريت زمان.
- جلسات دو نفره
بسيار از جلساتي که مديران برگزار مي کنند براي اطلاع از وضعيت يکي از واحدهاي تابعه و يا ارائه يکسري دستورالعملها به اين واحدها تنظيم مي شود.در اين گونه جلسات مديران واحدها به طور مجزا گزارشي از فعاليت واحد مربوط به خود را ارائه داده و مديريت نيز راهنماييها و دستر العملهاي لازم را ارئه مي کند.
نکات مهم:
-زماني که شما براي زير دستتان دسترالعمل يا پيشنهادي نداريد و صرفا مي خواهيد وضعيت واحدها را پيگيري کنيد بهتر است به جاي برگزاري جلسه از مدير آن بخش گزارشهاي کوتاه مدت دوره اي در خواست کنيد و تنها براي گوشزد کردن مطالب مهم و ارائه دستورالعملها اين جلسات را برگزار کنيد.
-در جلسات دو نفره که شما به عنوان ما فوق در جلسه حضور داريد شما داراي انعطاف بيشتري براي اداره کردن جلسه هستيد.بنابر اين مي توانيد جلسه را هدايت کنيد تا مطلبي را که مي خواهيد به نحو مناسب انتقال دهيد.
-به زير درست خود به اندازه کافي وقت بدهيد تا مطالبش را بيان کند و اگر در زماني که برايش در نظر گرفته ايد گزارشش تما م نشد جلسه ديگري را براي ادامه بحث در نظر بگيريد.
-زمان جلسه را آنقدر طولاني نکنيد که موجب خستگي طرفين شود.
- از يکي از همکاران خود بخواهيد در صورتي که جلسه طولاني شد به جلسه وارد شود تا بدين ترتيب جلسه خاتمه يابد.
-در جلسات دونفره که شما به عنوان مدير يک بخش به مافوق خود گزارش مي دهيد بايد تا جايي که ممکن است از حاشيه رفتن خودداري کنيد.سعي کنيد موضوعات اصلي را به صورت روشن و در کمترين زمان ممکن بيان کنيد.
-در اينگونه جلسات ديگر شما انعطاف لازم براي اداره جلسه نداريد.بنابراين صبور باشيد.
بسياري از جلسات به خطر مواردي خاصي تشکيل مي شود همانند مصاحبه استخدامي و همچنين ارزيابي کار کنان و...
- در اين جلسات موضوعات مهم را از قبل مشخص کنيد.
- زماني را که براي جلسه در نظر گرفته ايد به طرف مقابل بگوييد.
-انتظارات را از برگزاري جلسه بگوييد.
- سعي کنيد در اين گونه جلسات بيشتر شنونده باشيد.
-جلسات بزرگ
ناکت مهم در برگزاري اين جلسات(همانند جلساتي که با مديران بخشهاي زير نظر خود داريد)از اين قرارند:
-نقش و هدف افراد شرکت کننده در جلسه را از قبل به اطلاع آنها برسانيد.
-دستور جلسه و موضوعاتي که در جلسه مطرح خواهند شد را از قبل به اطلاع برسانيد.
-موضوعات مفصل را در ابتداي دستور جلسه قرار ندهيد چراکه ممکن بحث در اين موارد به درازا بينجامد و فرصت براي مطرح کردن ساير موارد نباشد.
- اجزه ندهيد افراد با سخنرانيها ي طولاني و بي مورد ويا مرور مطالب مطرح شده زمان جلسه را تلف کنند(شما به عنوان مسئول جلسه بايد به دقت به اين نکات توجه کنيد)
-تاکيد کنيد که همه افراد سر موقع در جلسه حاضر شوند.
-تفويض اثر بخش کارها و مسئوليتها
يکي از مهمترين مسائلي که در دروس مديريتي در دانشگاه به آن پرداخته مي شود٬ تفويض اختيار است.هنري که افراط و تفريط در آن موجب از دست دادن عنان سازمان است.فرآيند دستيابي به نتيجه از طريق کوششهاي ديگران را تفويض اختيار مي گويند.
فرآيند تفويض اختيار عبارت است از:
1-اختصاص دادن وظايف
2-تفويض کردن اختيار مناسب با مسئوليتها
3-تدوين استانداردهاي آن وظايف با کمک کارکنان
4-پيگيري و نظارت
مدير بايد مسائل زير را در زمان تفويض اختيار مد نظر داشته باشد:
1-مسئوليتها روشن و واضح و مکتوب باشد.
2-ارزيابي دوره اي عملکرد انجام شود.
3-از تواناييها و صلاحيتها و انگيزش و محدوديتهاي زير دستان آگاهي داشته باشد.
خطراتي که تفويض اختيار ممکن است به همراه داشته باشد:
1-از دست دادن کنترل
2-احتمال از دست دادن شغل و تفويض اختيار معکوس
3-زماني که زير دست نتواند از عهده مسئوليت بر آيد و به مدير مراجعه مي کند و در نتيجه مدير مسئوليتي را که تفويض کرده بود٬ خود انجام مي دهد.
نکات:
-انعطلف پذير باشيد.
-مسئوليت کار تفويض شده در نهايت به عهده شماست.
-در تقدير از کار خوب سخاوتمند باشيد و در سرزنش کردن ملايمت نشان دهيد.
-براي نظارت بهتر چک ليستي از فرآيند انجام کار تهيه کنيد.
-براي انجام کارهايي که به ديگران تفويض مي کنيد ضرب الاجل واقع بينانه و دقيقي تعيين کنيد.
-تفويض اختيار به معناي انتقال تام پروژه نمي باشد،بلکه به معناي انتقال مسئوليت است.
-برنامه ريزي براي اوقات فراغت
يکي از نکاتي که در مديريت زمان بايد به آن توجه کنيد،اختصاص دادن زماني براي اوقات فراغت است.سعي کنيد با استفاده از تقويم دو يا سه بار در سال مرخصيهاي 4 يا 5 روزه بگيريد.چيزي که متاسفانه در ايران مشاهده مي کنم افراط و تفريط در اين زمينه است.متاسفانه عده اي(مثل پدر خودم)اصلا" از مرخصي استفاده نمي کنند و عده اي ديگر حتي مرخصي با مانده منفي دارند.تا جايي که سازمان به شما اختيار داده مي توانيد از مرخصيهاي استحقاقي خود استفاده کنيد(اين مرخصيها استحقاقي است يعني حق شماست).
سعي کنيد در طول روز نيز زماني را به انجام کارهايي که دوست داريد بپردازيد.و در نهايت روزانه زماني را صرف فرزندان و بخصوص همسر خود کنيد.(من که مجردم همه اين زمان رو صرف خودم مي کنم).
نکات:
1-از رفتن به مرخصي احساس گناه نکنيد.مطمئن باشيد اگر در فواصل معين به مرخصي برويد،کار خود را بهتر و با رغبت بيشتري انجام خواهيد داد.
2-در طول روز و بين کار چند دقيقه به خود استراحت دهيد(در اين زمينه در ايران نياز به برنامه ريزي نيست چون متاسفانه اوقات تلف شده زياد است).
3-در مرخصيها به هيچ وجه کار نکنيد و به مسائل کاري فکر نکنيد.
4-ورزش را فراموش نکنيد.
5-مرخصي ها فر صت خوبي براي تفويض اختيار است.
خوب اميدوارم که خسته نشده باشيد.اميد وارم که مطالب مورد استفاده شما قرار بگيرد.هنگامي که خودم در مورد موضوعي خاص (مثلا" مديريت زمان)فکر مي کنم ممکن است مطالب و يا نکات مهمي به ذهن من برسد که در هنگام تايپ انها را فراموش کرده باشم و يا حتي ممکن است استنباط من از مطالب درست نباشد و يا مفاهيم درسي را به خوبي متوجه نشده باشم،لذا اگر نکته يا مطلبي در اين رابطه داريد حتما" بيان کنيد تا به آموخته هاي من اضافه شود و يا مفاهيم غلط اصلاح شود.
با آرزوي موفقيت براي شما مديران عزيز
تماس با نويسنده:
[email protected]
