سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) از اینکه یک سیستم مدیریت تماس ساده باشند، بسیار پیشرفت کرده اند و در حال حاضر سیستم هایی هستند که طیف وسیعی از فرایند های فروش و بازاریابی را راه می اندازند. امروزه تعداد بیشتر و بیشتری از این سیستم ها در حال رشد می باشد و این رشد هم در تعداد و هم در وسعت آنها می باشد. این رشد بی سابقه، منجر به این شده است که تعداد بی شماری از سازمان های خدماتی ادعا کنند که بهترین شیوه را در جهت بکارگیری یک
سیستم CRM داده شده را در یک صنعت یا سازمان خاص را، می دانند. مفهوم پیاده سازی یک سیستم CRM قوی و جدید برای ساده سازی فرایند های یک سازمان بسیار عالی است، با این حال، تعداد بسیار زیادی از این پروژه ها، در اینکه طرز صحیحی بهره برداری شوند و یا مورد تصویب کاربران قرار گیرند، به شکست می خورند.
در اینجا به مواردی اشاره می کنیم که اطمینان می دهند که پیاده سازی
CRM شما با موفقیت انجام شود:
موفقیت خودتان را تعریف نمایید
پرسش های کلیدی:
-چرا شما نیاز به یک CRM دارید؟
-اهداف و دیدگاه های شما چیست؟ آیا اهداف تکنولوژیکی کوتاه مدت یا بلند مدت دارید؟
-امیدوار هستید که چگونه از سرمایه گذاری خود، مطلع شوید؟
-موفقیت را چگونه اندازه گیری می کنید؟ شاخص های کلیدی عملکرد شما چیست؟
-همه ی این سوالات منطقی هستند. هدف اصلی طرح این سوالات این است که شما به درک درستی از این مطلب برسید که موفقیت چگونه است و چگونه آن را می توان اندازه گیری کرد. بدون درک موفقیت یک پروژه ممکن است کامل در نظر گرفته شود، اما نتواند انتظارات و نیازهای شما را برطرف کند، نتایج مورد نظر را بدست نیاورد و یا در بد ترین حالت، اتلاف کامل وقت و منابع باشد.
همانطور که عنوان مقاله نشان می دهد، شما خودتان باید موفقیت را تعریف کنید. با وجود اینکه یک فروشنده یا یک مشاور می تواند در مورد کمک کند، اما این شمایید که باید در مورد اینکه دیدگاه و چشم انداز و اساس اینکه چرا کسب و کار شما در این فناوری سرمایه گذاری کرده است، تصمیم بگیرید. این تضمین می کند که نیازهای کسب و کار شما در خط مقدم هر گونه بحثی است که با طرفین داخلی و یا خارجی داشته اید و همچنین تضمین می کند که مفاهیم اصلی کسب و کار شما در نظر گرفته شده اند.
ایجاد و توانمندسازی یک تیم
پرسش های کلیدی:
-حامی پروژه چه کسی است؟
-مالک CRM تولیدی چه کسی است؟
-چه سهامداران داخلی ای باید در تصمیم گیری دخالت داشته باشند؟
-چه استعداد درونی ای وجود دارد که می تواند به یک تلاش پیاده سازی CRM اختصاص یابد؟
شما نیاز به تیمی دارید تا رویاهای CRM اتان، به حقیقت بپیوندد.
وقتی می خواهید به پیاده سازی فناوری بپردازید، احتمالا نیاز به طرفین داخلی و خارجی خواهید داشت. با این حال من معتقدم که ایجاد یک تیم داخلی توانمند، چیزی است که شما را موفق می کند. تعدادی از نقش های داخلی هستند که شما باید آنها را در نظر بگیرید:
حامی پروژه- مالک نهایی ابتکار عمل CRM. مسئول و پاسخگوی تایید، حمایت و تخصیص منابع و تعریف موفقیت.
مالک محصول یا مدیر- ایجاد یا تایید نیازهای کسب و کار به طوریکه بیان کند سیستم CRM چه کاری انجام می دهد و چگونه این کار را انجام می دهد. به طور دقیق در همه امور دخالت می کند، از توسعه سیستم تا تست پذیرش کاربر.
گروه یا کمیته کاری CRM- گروه چند عملکردی که به این دلیل بوجود می آید که نحوه ی اجرای کسب و کار شما را در آینده مشخص می کند. از افراد سراسر سازمان تشکیل شده است و همکاری نزدیکی با حامی پروژه و مالک پروژه دارند.
توانمند سازی یک تیم بسیار مهمتر از انتخاب یک تیم آماده می باشد. اعتماد، در اینجا هدف کلیدی است. این تیم، فرایند ها و داده هایی که تک تک افراد در سراسر سازمان شما بصورت روزانه باید استفاده و درک کنند را شکل می دهند. شما باید در مورد حفظ این کارکنان و پرورش خلاقیتشان فکر کنید و آنها را مطمئن کنید که آنها دارای بحث های سازنده ای در مورد طراحی آینده کسب و کار شما، دارند.
هنگامی که تیم داخلی شما انتخاب شده و تایید شده باشد، ممکن است لازم باشد برای حمایت از طراحی و توسعه نگاهی به بیرون از سازمان خود داشته باشید. برای کسب اطلاعات در مورد نحوه انتخاب شریک پیاده سازی خارجی برای کمک به شما، در پست های آینده شما را راهنمایی خواهیم کرد.
کسب و کار و فرایندهای شما
پرسش های کلیدی:
-امروزه کسب و کار شما چگونه کار می کند؟
-می خواهید کسب وکارتان فردا چگونه کار کند؟
-کارکنان یا همکارانتان چگونه ارتباط برقرار می کنند؟
-امروزه سیستم ها چگونه کار می کنند و سیستم فعلی شما چه کاری انجام می دهد؟
این یک ورودی مهم برای درک چگونگی طراحی CRM شماست. من بشدت اعتقاد دارم که هیچ دو کسب و کاری شبیه یکدیگر نیستند. ممکن است شباهت هایی وجود داشته باشد، با اینحال، تفاوت های ظریفی وجود دارند که کسب و کار شما را از سایر رقبایتان متمایز می کند، که ممکن است آن را بهتر یا بدتر از سایر رقبا کنند.
مستندسازی فرآیندهای فعلی شما یک ورودی بزرگ برای پیاده سازی راه حل جدید CRM می باشد. روش های زیادی برای مستندسازی حالت فعلی فرایندها وجود دارد، اینکار فرایند دشواری نیست اما نیاز به زمان زیادی دارد.
زمانیکه شما حالت فعلی سیستم خود را درک کردید، شروع کنید و در مورد حالت آینده فکر کنید. گاهی اوقات این مشکل وجود دارد که شما با یک پلتفرم خاص آشنا نباشید، اما بهتر است آن را امتحان کنید. بصورت کلی و خارج از چارچوب مرزها فکر کنید. سازمان هایی در ابتدای پیاده سازی CRM، چشم انداز غیر کاربردی دارند، بسیار موفق تر هستند از آنهایی که وابسته به طرف های خارجی هستند تا جواب سوالات آنها را بیابد.
در مورد داده ها فکر کنید
پرسش های کلیدی:
-آیا داده های شما شفاف هستند یا اینکه نیاز به شفاف سازی دارند؟
-در حال حاضر کسب و کار شما چه داده هایی در اختیار دارد و آنها کجا ذخیره شده اند؟
-چه سیستم هایی بعنوان ابرسیستم های داده ها هستند و CRM را مناسب کدام بخش می بینید؟
-آیا سیستم های جاری با یکدیگر یکپارچه هستند؟ اگر اینگونه است CRM چگونه مناسب چارچوب یکپارچه شما خواهد شد؟
داده و اطلاعات بخش بزرگی از پیاده سازی یک سیستم CRM جدید می باشد. در واقع من می توانم به تنهایی برای داده و اطلاعات، تعداد زیادی مقاله بنویسم. در مورد پیاده سازی یک CRM جدید، درک اطلاعات و داده های فعلی و اطلاعاتی که ممکن است بصورت بالقوه نیاز به اقامت در سیستم CRM داشته باشند، ملاحظات مهمی هستند که باید مورد بررسی قرار گیرند.
برای ارائه مثال برای بیان جزئئیات این نکات، یک تصمیم کسب و کاری در مورد رسالت داده ها، باید در نظر گرفته شود. آیا CRM کارشناس مشتری شما خواهد شد؟ اگر اینچنین است، سیستم CRM چگونه بر روی فرایند های دست پایین مانند صورتحساب (که معمولا در سیستم های مالی انجام می شود)، تاثیر می گذارد؟
توصیه اولیه من برای تجزیه و تحلیل داده ها، با بررسی گزارشات فعلی و یا خروجی های داده ها، که برای اتخاذ تصمیمات کسب و کاری، بکار گرفته می شوند، شروع می شود. اگر زیرمجموعه ای از این خروجی ها، بوسیله سیستم CRM جدید شما مصرف شود، آنها بعنوان پایه ای برای شما هستند تا یک تلاش گسترده تر برای تحلیل داده ها انجام دهید.
سناریو های تجاری و الزامات تجاری
پرسش های کلیدی:
-چه ویژگی ها و توابعی در سیستم های CRM لازم است که فعال شوند و این ویژگی ها یا توابع چه کسی را تحت تاثیر قرار می دهند.
-چه چیزهایی نیاز داریم تا با تیم های داخلی و خارجی ارتباط برقرار کنیم تا مشخص کنیم سیستم CRM چه کارهایی لازم است انجام دهد.
-تعریف نیازهای سیستم اغلب مرحله ای است، که در پیاده سازی سیستم ها نادیده گرفته می شود اما احتمالا یکی از مهمترین مراحل پیاده سازی سیستم هاست. یک نیاز تجاری چیست و چگونه تعریف می شود.
-یک نیاز پروژه عبارت یا جمله ای سطح بالاست که یک اسپانسر پروژه یا یک مدیر اجرایی باید قادر به درک و ارتباط با آن باشد. بعنوان مثال، "سیستم باید توانایی فراهم کردن این امکان را داشته باشد که برای یک مشتری ثبت پرونده پشتیبانی از طریق یک فرم آنلاین را بتواند انجام دهد".
هدف و اهمیت تعریف شفاف نیازهای تجاری شامل موارد زیر می شود:
-به توافق رسیدن با ذینفعان پروژه و حامیان مالی.
-فراهم کردن یک ورودی برای طرح نهایی تکنولوژی در حال توسعه.
-فراهم کردن امکانی که پس از آنکه تکنولوژی مورد نظر توسعه یافت، بتوانیم پیگیری کنیم و اطمینان حاصل کنیم که نیازهای تجاری در پروژه اعمال شده اند.
این بسیار مهم است که شما و تیم داخلی تشکیل شده، زمان قابل توجهی را صرف این کنید که نیازهای پروژه شامل چه مواردی می شوند. انواع مختلفی از الگوهای تعریف نیازها وجود دارند که به شما برای انجام این کار کمک کنند. در مقالات بعدی تعدادی از این ابزارها را به شما معرفی خواهیم کرد.