اطلاعات نیز هم‌چون هر وسیله‌ای ممکن است غیرقابل استفاده باشد. هر پایگاه داده‌ای بعد از گذشت زمانی خاص، از میزان دقت آن کاسته شده و به ناچار غیرقابل استفاده خواهد شد. معمولا با گذشت زمان اگرچه به کندی ولی قطعا پایگاه داده غیرقابل استفاده شده، هزینه‌ی زمان و تلاش افراد افزایش یافته و فرصت‌ها از دست خواهد رفت.
برای این‌که داده‌ها واطلاعات شما همواره مفید باشد، پایگاه داده‌ی شما لازم است تا به طور منظم مورد بررسی قرار گیرد و به‌دنبال حذف اشتباهات، داده‌های کپی‌شده و اطلاعات منسوخ‌شده باشد. در حالت ایده‌آل شما می‌توانید این کار را به عنوان بخشی از کارهای روزانه‌ی خود انجام دهید و یا این‌که می‌توانید پایگاه داده‌ی خود را طبق برنامه‌ی زمانی مشخص، اسکن کرده و در فواصل مشخصی، بررسی نمائید. اما این‌که آیا شما این کار را به طور مستمر انجام می‌دهید یا به‌صورت برنامه‌ا‌‌ی خاص، به فهرست اسامی شما، آدرس، مخاطبین، تاریخچه‌ی مخاطبین بستگی داشته و لازم است در صورت حفظ سطح بالایی از بهره‌وری، پایگاه داده بررسی و درصورت لزوم در شرایط خاص اصلاح شود.
شاید ساده‌ترین راه جهت بررسی و اصلاح پایگاه داده در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، استفاده از کارکنان باشد. کارکنان می‌توانند به صورت دستی و در حین استفاده از این نرم افزار، داده‌ها را بررسی کرده و در صورت نیاز، تصحیح کنند. اگرچه این روش ساده‌ترین راه جهت بررسی و اصلاح پایگاه داده به نظر می‌رسد، ولی آن‌چنان محبوبیت خاصی ندارد. لذا بهتر است برنامه‌ی بروزرسانی روزانه را زمانی که کارکنان در بررسی و اصلاح داده‌ها و اطلاعات تمرکز دارند، زمان‌بندی نمائید. به یاد داشته باشید که بروزرسانی روزانه نسبت به بروزرسانی هفتگی یا ماهانه الویت دارد، زیرا برای فراموشی داده‌های نادرست زمان کمتری اختصاص داده می‌شود.
شما می‌بایست داده‌ها و اطلاعات تکراری در نرم افزار سی آر ام خود را حذف کنید. وجود داده‌های تکراری منجر به کاهش عملکرد و بهره‌وری کارمندان خواهد شد و انگیزه‌ی آن‌ها را جهت اسنفاده از آن کاهش می‌دهد. حذف داده‌های تکراری می‌تواند توسط نرم افزار انجام شود. حتی برخی از نرم افزارهای CRM موجود از قبیل نرم افزارMicrosoft Dynamics CRM و ... قابلیت حدف داده‌های تکراری را دارند که می‌توانند پایگاه داده را برای موجودیت‌های مشابه یا کپی‌شده حهت ترکیب احتمالی اسکن کنند (البته از نرم‌افزارهای شخص ثالث نیز در این زمینه استفاده می‌شود). با این وجود پیشنهاد می‌کنیم که تا جایی که امکان دارد، داده‌های تکراری موجود خود را به جای حذف، ادغام (Merge) نمائید.
برای این‌که داده‌ها واطلاعات شما همواره مفید باشد، پایگاه داده‌ی شما لازم است تا به طور منظم مورد بررسی قرار گیرد و به‌دنبال حذف اشتباهات، داده‌های کپی‌شده و اطلاعات منسوخ‌شده باشد. در حالت ایده‌آل شما می‌توانید این کار را به عنوان بخشی از کارهای روزانه‌ی خود انجام دهید و یا این‌که می‌توانید پایگاه داده‌ی خود را طبق برنامه‌ی زمانی مشخص، اسکن کرده و در فواصل مشخصی، بررسی نمائید. اما این‌که آیا شما این کار را به طور مستمر انجام می‌دهید یا به‌صورت برنامه‌ا‌‌ی خاص، به فهرست اسامی شما، آدرس، مخاطبین، تاریخچه‌ی مخاطبین بستگی داشته و لازم است در صورت حفظ سطح بالایی از بهره‌وری، پایگاه داده بررسی و درصورت لزوم در شرایط خاص اصلاح شود.
شاید ساده‌ترین راه جهت بررسی و اصلاح پایگاه داده در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، استفاده از کارکنان باشد. کارکنان می‌توانند به صورت دستی و در حین استفاده از این نرم افزار، داده‌ها را بررسی کرده و در صورت نیاز، تصحیح کنند. اگرچه این روش ساده‌ترین راه جهت بررسی و اصلاح پایگاه داده به نظر می‌رسد، ولی آن‌چنان محبوبیت خاصی ندارد. لذا بهتر است برنامه‌ی بروزرسانی روزانه را زمانی که کارکنان در بررسی و اصلاح داده‌ها و اطلاعات تمرکز دارند، زمان‌بندی نمائید. به یاد داشته باشید که بروزرسانی روزانه نسبت به بروزرسانی هفتگی یا ماهانه الویت دارد، زیرا برای فراموشی داده‌های نادرست زمان کمتری اختصاص داده می‌شود.
شما می‌بایست داده‌ها و اطلاعات تکراری در نرم افزار سی آر ام خود را حذف کنید. وجود داده‌های تکراری منجر به کاهش عملکرد و بهره‌وری کارمندان خواهد شد و انگیزه‌ی آن‌ها را جهت اسنفاده از آن کاهش می‌دهد. حذف داده‌های تکراری می‌تواند توسط نرم افزار انجام شود. حتی برخی از نرم افزارهای CRM موجود از قبیل نرم افزارMicrosoft Dynamics CRM و ... قابلیت حدف داده‌های تکراری را دارند که می‌توانند پایگاه داده را برای موجودیت‌های مشابه یا کپی‌شده حهت ترکیب احتمالی اسکن کنند (البته از نرم‌افزارهای شخص ثالث نیز در این زمینه استفاده می‌شود). با این وجود پیشنهاد می‌کنیم که تا جایی که امکان دارد، داده‌های تکراری موجود خود را به جای حذف، ادغام (Merge) نمائید.
