چطور اطلاعات را در اکسل وارد کنیم؟

[S.Cheraghi]

ورود اطلاعات در اکسل اولین قدم مهم
ورود اطلاعات در اکسل روش ها و نکات متنوع و مفیدی داره. اگه الان وقت بذارید و در مورد این موضوع مطالعه کنید، هم دقت و بهره وری شما در کار با اکسل بالا میره و هم اینکه مطمئن باشید در دراز مدت، ساعت ها زمان رو ذخیره خواهید کرد.

حالت فعال سلول
رایج ترین راه برای ورود اطلاعات در اکسل همون انتخاب سلول و شروع به تایپ کردن هست. وقتی این کار رو انجام میدید، سلول مستقیما وارد حالت فعال یا Edit Mode میشه. حالا اگه Enter بزنید یا روی سلول دیگه ای کلیک کنید، داده ای که در سل قبلی وارد کردید، ثبت میشه و سلول مورد نظر از حالت فعال خارج میشه. در این حالت اگر Esc رو بزنید، داده ای که در حال تایپ بودید حذف شده و سلول از حالت فعال خارج میشه.

اگر برگردید روی سل قبلی و دوباره شروع به تایپ کردن بکنید، داده های قبلی حذف خواهند شد. پس اگه میخواید به داده قبلی چیزی اضافه کنید یا همون رو ویرایش کنید، باید دوباره حالت Edit Mode رو فعال کنید:

از طریق روش های زیر می تونید سلول یک صفحه رو به حالت فعال تبدیل کنید:

• دابل کلیک Double Click کردن بر روی سلول مورد نظر
• انتخاب سلولی که میخواید به حالت فعال در بیاد
• کلیک بر روی نوار فرمول (Formula Bar)
• زدن بر روی کلید F2

شکل ۱- ورود اطلاعات در اکسل – نمایش سلول در حالت ویرایش Edit Mode​

وقتی سلول در حالت ویرایش (Edit Mode) هست شما میتونید هم با موس یا با کلیدهای چهارجهت صفحه کلید، بین کاراکترهای موجود در همون سلول پیمایش کنید.

حتما بخوانید: کاربرد ماکرو در اکسل چیست؟
ثبت یک داده در یک محدوده از سلول ها
اگر میخواید یک داده (عدد، متن، فرمول و …) مشابه رو در محدوده ای از سلول ها وارد کنید به روش زیر که یکی از کلیدهای ترکیبی (Shortcut keys) بسیار مهم در اکسل به شمار میره توجه کنید:

• محدوده مورد نظر رو انتخاب کنید (محدوده مورد نظر میتونه محدوده پیوسته یا یک محدوده ناپیوسته باشه)
• بدون اینکه جایی کلیک کنید، شروع کنید به تایپ عبارت مورد نظر
• در مرحله آخر هم کلید ترکیبی Ctrl+Enter رو بزنید

نکته:
برای انتخاب محدوده ناپیوسته در اکسل باید کلید Ctrl رو نگه داشته و سپس محدوده های ناپیوسته مورد نظر رو انتخاب کنیم. کلید میانبر برای این کار Shift+F8 هست. یعنی اگر این کلید ترکیبی رو بزنیم، به منزله این هست که Ctrl رو نگه داشته ایم و خیلی راحت میتونیم محدوده های ناپیوسته رو (بدون Ctrl) انتخاب کنیم. با زدن ESC هم از این حالت خارج میشه.




ثبت سری های مختلف از داده ها
اگر میخواید سری های عددی مثلا (۱، ۲، ۳و …) رو در محدوده ای از سل ها وارد کنید میتونید از Autofill ها در اکسل استفاده کنید. برای جزئیات بیشتر و آشنایی با نکات مربوط، آموزش مربوط به Excel Autofill رو مطالعه کنید.

وارد کردن داده به اکسل
اگر داده هایی در فایل های دیگه ای با فرمت متفاوت دارید میتونید اونها رو وارد اکسل کنید. مثلا یک فایل متنی Text دارید و میخواید اطلاعات موجود در اون رو در یک شیت اکسل داشته باشید:

• از تب Data و از قسمت Get External Data گزینه From Text رو انتخاب کنید.

حتما بخوانید: قواعد فرمول نویسی حرفه ای در اکسل | قسمت اول

شکل ۲- ورود اطلاعات در اکسل – وارد کردن داده از یک فایل متنی​

• از پنجره ظاهر شده، فایل متنی مورد نظر رو انتخاب کنید.

بعد از این مرحله اکسل از شما میپرسه که داده هایی که در فایل متنی هستند رو در چندتا ستون قرار بده و از کجا داده ها رو تجزیه کنه. برای آشنایی با این مرحله ابزار Text To Column رو مطالعه کنید.

کپی کردن (Copy & Paste)
گاهی اوقات ورود و انتقال داده از طریق copy کردن اتفاق میفته. داده ای رو در یک محدوده کپی میکنیم و به یک سلول، شیت و یا فایل دیگه ای انتقال میدیم. راه های مختلفی برای این کار وجود داره، برای مشاهده جزئیات بیشتر حتما آموزش مربوط به Copy & Paste رو ببینید.

منبع آموزش:
گروه تخصصی اکسل پدیا | توابع اکسل | اکسل چیست
چطور اطلاعات را در اکسل وارد کنیم؟

 

[saeed.bp]

ممنون بابت مطلب

 

[S.Cheraghi]

ممنون بابت مطلب

خواهش میکنم
خوشحالم که مفید هست

 

[S.Cheraghi]

خطای Circular Reference یک خطای پنهان
همونطور که قبلا گفتیم یکی از اصول فرمول نویسی آشنایی با انواع خطاها و نحوه مدیریت کردن آن است. اما غیر از خطاهایی که قبلا توضیح داده شد، یک خطا وجود داره به نام خطای Circular Reference. تمایز این خطا با خطاهای دیگه، اینه که بصورت Error در سلول نمایش داده نمیشه و خطا رو بصورت یک پیام اخطار نمایش میده (شکل 1)

شکل 1- نمایش اخطار مربوز به خطای Circular Reference​

علت بروز این خطا چی هست؟
در فرمول نویسی (بسته به نوع فرمول) یک یا چند سلول به عنوان مرجع اختصاص داده میشن. حالا اگه بیایم توی سلول های مرجع یک فرمول، فرمولی بنویسیم که ارتباط برقرار بشه با سلولی که فرمول اولیه توش بوده، این خطا ظاهر میشه. به شکل 2 دقت کنید. همونطور که میبینید در سلول D3 جمع سلولهای A22 محاسبه شده. بعد در سلول D2 که یکی از رفرنس های فرمول Sum(A22) هست به خود سلول D3 که شامل فرمول هست ارجاع داده شده. پس بطور خلاصه، این خطا زمانی اتفاق میفته که بین سلولهای مرجع یک فرمول و سلولی که فرمول در آن نوشته شده، ارتباط برقرار بشه.

شکل 2- خطای Circular Reference​

وقتی این خطا اتفاق بیفته، پیامی مشابه شکل 1 ظاهر میشه و بعد از زدن OK خطور آبی مطابق شکل 2 بر روی سلول ها ظاهر میشه که ارتباط سلولها رو نشون میده.

وقتی فایلی حاوی این خطا باشه هر بار که فایل رو باز میکنیم خطای مشابه شکل 1 ظاهر میشه. پس در این صورت باید ببینیم کدوم سلول ها شامل این خطا هستند. مطابق مسیر زیر (شکل 3) سلول های حاوی خطای Circular Reference رو می بینید.

حتما بخوانید: گروه بندی داده ها در اکسل با استفاده از ابزار Group
Formulas/ Formula Auditing/ Error Checking/ Circular References

شکل 3- نمایش مکان سلول هایی که خطای Circular Reference دارند​

مدیریت خطای Circular Reference
برای مدیریت خطای Circular Reference دو حالت وجود داره:

1. خطا بصورت عمدی ایجاد شده که باید تنظیمات مربوطه رو مشخص کنیم.

شکل4- تنظیمات محاسبات خطای Circular Reference​

در این قسمت تنظیم میکنیم که لوپ های این خطا رو تا چند بار محاسبه کنه. در شکل 4 میزان Maximum Iterations رو گذاشتیم 1. این موضوع کاربردهای خیلی خاصی داره و در حالت عادی مورد استفاده قرار نمیگیره.

1. خطا سهوی ایجاد شده که باید مراجع رو در فرمول ها اصلاح کنیم تا ارتباطی بین سلول حاوی فرمول و سلولهای مرجع فرمول وجود نداشته باشه.

منبع آموزش:
گروه تخصصی اکسل پدیا | توابع اکسل | اکسل چیست
خطای Circular Reference و چگونگی برطرف ساختن آن

 

[S.Cheraghi]

برای ایجاد پیوت تیبل (Pivot Table) باید چه کنیم؟
همونطور که در معرفی پیوت (Pivot Table) گفتیم پیوت تیبل (Pivot Table) حجم زیادی از داده ها رو به گزارش هایی قابل درک تبدیل میکنه. پس اگر کار شما به گونه ای هست که با داده های زیادی سر و کار دارید و روزانه اونها رو بررسی و تحلیل میکنید، پیوت تیبل میتونه خیلی به شما کمک کنه.

برای ایجاد یک پیوت تیبل ساده مراحل زیر رو طی میکنیم:

1. انتخاب داده هایی که به عنوان بانک اطلاعاتی در یکی از شیت های اکسل ذخیره شده اند. شما میتونید محدوده داده ها رو انتخاب کنید و یا اینکه کل داده ها رو به Table تبدیل کرده و فقط بر روی یک سل کلیک کنید.

1. بر روی گزینه Pivot Table از تب Insert کلیک کنید.
2. با زدن این گزینه پنجره ای ظاهر میشه که میتونید یک سری تنظیمات رو انجام بدید. مثلا اینکه جداول پیوت تیبل در کدوم شیت ایجاد بشه، اصلاح محدوده بانک اطلاعاتی مورد نظر و یا استفاده از بانک اطلاعاتی خارج از فایل اکسل و …. از این قسمت (شکل 1) قابل تنظیم هستند.

شکل 1- انتخاب محدوده ایجاد گزارش در پیوت تیبل (Pivot Table)​

حالا با زدن Ok شیت جدید ایجاد میشه و صفحه ای مطابق شکل 2 ظاهر میشه که در قسمت بالا، فیلدهای بانک اطلاعاتی و در قسمت پایین 4 قسمت رو میبینید که از طریق اونها میتونید چیدمان گزارشتون رو تعیین کنید.

شکل 2- صفحه ایجاد گزارش پیوت تیبل (Pivot Table)​

1. در این مرحله باید چیدمان گزارش رو بسازید. این کار با درگ کردن Drag & Drop امکان پذیر است. به شکل 3 دقت کنید. کافیست فیلدهای مورد نظر رو با موس به هر یک از قسمت های چهارگانه گزارش منتقل کنید.

حتما بخوانید: حذف داده های تکراری

شکل 3- نحوه تعیین چیدمان گزارش در پیوت تیبل (Pivot Table)​

در شکل 3 در قسمت Values نوع محاسباتی که بر روی فیلد مورد نظر باید انجام بشه رو مشاهده میکنید. در قسمت Row ردیف های گزارش و در قسمت Column ستون های گزارش قرار میگیرند. قسمت Filter هم که برای اعمال فیلتر بر روی گزارش تهیه شده است.

نکته:
اساس ایجاد گزارش با استفاده از پیوت تیبل همین 4 مرحله است. اینکه ما بدونیم چه گزارشی با چه آرایشی به ما در تحلیل داده ها کمک میکنه خیلی مهمه. پس اصل کار قراردادن فیلدهای مورد نظر در جای مناسب هست. اما در اینکه پیوت تیبل نکات ریز فراوان داره شکی نیست. هر نکتش میتونه در درک و فهم بهتر گزارش بسیار راهگشا باشه. پس حتما وقت بذارید و ریزه کاری ها و نکات و ترفندهای این ابزار جادویی اکسل رو مطالعه کنید.


منبع آموزش:
گروه تخصصی اکسل پدیا | توابع اکسل | اکسل چیست
چهار گام ایجاد پیوت تیبل (Pivot Table)